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ファイル共有サービスの選び方とは？セキュリティや閲覧性が重要
ビジネスにおいてはファイルを社内・社外問わず、ほかの人と共有する機会がよくあります。しかしながら、ファイルを共有するということは、そのファイルを自分のものではないパソコンからアクセスできる状態にするため、セキュリティ上のリスクが発生するのが心配ではないでしょうか。特に社外の方とファイル共有する際は注意が必要といえるでしょう。
この記事ではそんなファイル共有サービスについて、おすすめのサービスや選び方を解説します。
なぜファイル共有が注目されているのか
近年、ファイル共有に高い注目が集まっています。
その理由の1つがテレワークの普及です。テレワークをおこなっていると、一緒に仕事をする同僚やビジネスパートナーがそばにいないため、ファイルを見せたり共同で編集したりするのに何らかの手段を用いる必要があります。
また、企業のコンプライアンスにより注目が集まるようになり、情報漏洩が企業に与えるダメージが大きくなっていることも理由の1つです。安易なファイル共有方法は情報漏洩のリスクを高め、企業価値を損ねる可能性があります。
ファイルを共有する手段にはどのようなものがあるか
ファイルを他人と共有するにはどのような手段があるのでしょうか。それぞれの特徴も合わせて解説します。
USBメモリ
最初に紹介するのはUSBメモリによる共有です。USBメモリにファイルを入れ、それを他人に渡すことでファイルを共有することができます。
この方法はネットワークがあまり普及していない時代には一般的な方法でしたが、最近のネットワークが完備された環境においては非効率的な方法といえます。また、USBメモリを紛失するリスクもあり、情報漏洩につながる可能性も否定できません。
今や企業ではUSBメモリの使用を禁止していることもあり、USBメモリを使ったファイル共有はもはやおすすめでない方法といえるでしょう。
Windows 10のファイル共有機能
企業で使われているパソコンはWindows 10を搭載しているものが多いですが、Windows 10にはファイルやフォルダを同じネットワークに接続されているほかのパソコンと共有する機能が搭載されています。
この機能を利用すれば、社内でファイルを共有するのが容易です。しかしながら、ファイルを置いているパソコンの電源を切るとファイルが見られなくなったり、社外の方とファイル共有するには使えなかったりするのが難点といえます。
ファイルサーバーやNASの導入
ファイルサーバーやNASを導入することで、ネットワークに接続されているパソコン間でファイルやフォルダの共有が可能になります。
ただし、機器導入のコストや、運用のためのコストがかかるのが欠点です。また、テレワークなどでリモートから社内ネットワークにアクセスできるようにするのであれば、高度なセキュリティの知識がないとリスクが大きいといえます。なお、社外の方とのファイル共有には使用できません。
PPAPによるメール添付
容量が小さいファイルを共有するのによく使われていたのがPPAPといわれる方法です。これは共有したいファイルをパスワード付きzipファイルに変換し、そのファイルとパスワードを別のメールで相手に送信するというもの。
これまで広く使われてきた方法ですが、セキュリティ面では危険性が高く、利用が推奨されません。省庁においてもPPAPでのファイル共有を廃止する方針が打ち出されています。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、社外にあるサーバーにファイルを置き、インターネット経由でアクセスするというものです。
クラウドストレージは専門の企業が管理しており、一般的にセキュアであるといわれています。また、ファイルやフォルダごとにアクセス権を設定できたり、一時的なアクセスURLを生成して社外の方とファイル共有できたりと、利便性も高いです。
ファイルサーバーやNASと違い、導入のための大きなコストが不要であるのも利点といえます。
クラウドストレージサービスがおすすめである理由
これからの時代、ファイル共有をするならクラウドストレージの利用がおすすめです。その理由を4点解説します。
セキュリティが強固
上でも解説した通り、クラウドストレージは専門の業者が運営しており、セキュリティが強固であるといわれています。同等のものを自社のファイルサーバーで用意するには、導入にも運用にも多大なコストがかかることでしょう。
アクセスする場所や端末を選ばない
クラウドストレージはインターネット上に存在しているため、ネットワークにつながっていればどこからでもアクセス可能です。働き方改革や感染症防止のために推奨されるテレワークにも適したファイル共有方法であるといえます。
また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでアクセス可能なのもメリットといえるでしょう。たとえば、営業先でプレゼンをする際、パソコンを取り出さなくてもスマートフォンやタブレットで資料を表示することが可能です。
データ紛失のリスクがない
USBメモリやNASなどは、それそのものを紛失したり盗まれたりすると情報漏洩が発生します。
これに対して、クラウドストレージであればインターネット上にファイルが保管されるため、データ紛失のリスクがありません。
また、誤ってファイルを消去した場合でも、多くのクラウドストレージでは一定の期間復旧が可能です。
共同編集機能が便利
データを共有する際、閲覧だけでなく編集をおこないたい場合があります。メールなどでファイルを共有する場合、一人ひとり順番に編集をおこなう必要がありますが、クラウドストレージでは全員が一斉に1つのファイルを編集できる共同編集と呼ばれる機能が搭載されています。
これは、ビジネス文書の編集はもちろん、多くの方からアンケートを取る際にも便利な機能です。チームで仕事をすることが当たり前の現代においては、必須機能ともいえるのではないでしょうか。
クラウドストレージサービス選びのポイント
クラウドストレージを提供している企業は多数ありますが、どのように選べばいいのでしょうか。ここでは4つの点から解説します。
使用可能な容量
まずチェックしたいのが使用可能な容量です。容量がいっぱいになってしまっては、企業活動に影響が出てしまいます。また、総容量だけでなく、1つのファイル当たりの最大容量が制限されている場合もありますので、忘れずにチェックしましょう。
なかには容量無制限であることをうたっているものもありますので、そのようなクラウドストレージを選ぶのも1つの手です。
コスト
クラウドストレージの利用には料金がかかります。初期費用が必要かどうかや、月々の利用料金がどれくらいかについてチェックしましょう。
コストは一般的に利用できる容量に合わせて変化します。予算と必要な容量から選ぶのがおすすめです。
セキュリティ性
インターネット上に存在するクラウドストレージは、セキュアであることが必須。しっかりとしたセキュリティ機能が備わっているものを選ぶようにしましょう。
クラウドストレージ自体が強固なセキュリティに守られているのはもちろん、ファイルの暗号化やアクセス可能なIPアドレス制限などの機能にも注意を払うことが必要です。
権限設定などの管理機能の充実性
クラウドストレージに格納されるファイルのなかには、機密性の高い物からそうでないものまで、さまざまなものが入り混じるかと思います。また、公開範囲がファイルによって異なる場合もあるでしょう。このため、アクセス可能な権限設定が細かくおこなえるサービスがおすすめです。
また、管理設定のしやすさも重要な選定のポイントです。使いづらい管理画面では、設定が面倒になり、セキュリティ性を高く保つことができなくなるかもしれません。
PrizmDocでファイル共有のセキュリティ性と利便性を強化
いくらファイル共有の手段がセキュアであっても、ファイルをパソコンにダウンロードしてしまえば、そのパソコンから情報漏洩が起こる可能性が発生します。
PrizmDocはWebアプリケーションに組み込んで利用するビューアであり、元ファイルをダウンロードすることなく内容を表示させることが可能なのが特徴。閲覧の際はファイルがSVG形式に変換され、パソコンに保存されることなくブラウザ上で表示可能なため、情報漏洩のリスクを下げることが可能です。
対応しているファイル形式は50種類以上。Office系やPDFだけでなく、CADなどにも対応しています。
また、元ファイルに変更を加えることなく注釈を入れる機能もあり、その機能は単なるビューアに留まりません。
PrizmDocには無料体験版が用意されておりますので、お気軽にお問い合わせください。