- コラム
書類の電子ファイル化を進めたい！そのメリットとデメリット、進め方を紹介
長く事業をおこなっている企業では、これまでに積み重ねてきた企業活動によって生じた紙の書類が多くあり、それらの扱いに困っているかもしれません。
そんなときに導入したいのが書類の電子ファイル化。コストを下げるだけでなく、環境によって企業のCSRへの貢献も期待できるでしょう。
この記事では紙の書類を電子ファイル化するメリットやデメリット、そして電子化の進め方について解説します。
そもそも電子ファイルとは？
電子ファイルとは、コンピュータの世界における書類のことです。
電子データは、パソコンなどのコンピュータの処理に使われる情報を指します。紙ではなく、電磁的に記録されるのが特長です。
そして、電子ファイルは電子データが集まったもの。例えば、プログラム、文書、画像、音楽などがあり、コンピュータで扱える電子データはファイルとして記録されます。
一方で、電子ファイルのことを電子データと呼ぶこともあり、違いについてはあいまいといえるでしょう。
紙の書類を電子ファイル化するとは？
紙の書類を電子ファイル化するとは、つまり紙の書類を電子データに変換し、電子ファイルとして保存することを指し、「ペーパーレス（Paperless）」化とも呼ばれます。
紙を使うことをやめ、電子ファイルという形で保存することにより、さまざまなメリットが生まれます。
ただ、現実的には紙の書類を100％削減することは難しいケースが多いですが、できるだけ紙の書類を減らすことは現代社会においてさまざまな面で求められているといえるでしょう。
紙の書類を電子ファイル化するメリット
紙の書類を電子ファイル化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
コストの削減
まず、紙を使わないことによるコストの削減がメリットとして挙げられます。
紙の書類を作成するには、紙自体はもちろん、印刷機、インクなどの費用が必要です。また、紙の書類を保管するにはスペースが必要であり、場所を占有するという意味でコストが発生しているといえます。
これに対して、書類を電子ファイル化することにより、紙、印刷機、インクの費用が不要になります。また、保管のためのスペースも小さくて済むので、オフィスを縮小することによって維持費を抑えたり、紙の書類が置いてあった場所をほかの目的に転用することによって業務効率の改善ができたりするでしょう。
検索の容易化
電子ファイルの特徴は検索が容易であるということです。膨大な書類から短時間で目的のものを探し出すことが可能です。
一方、紙の書類の場合は、記憶を頼りに時間をかけて人力で探さざるを得ないこともあるでしょう。
紛失の防止
紙の書類の場合は紛失のリスクが付き物です。オフィスのなかでどこに行ったかわからなくなることもありますし、外で落としてしまう懸念もあります。大切な機密文書を紛失すると企業価値を下げることにも繋がります。
電子ファイルであればコンピュータ内に格納されているため、比較的紛失しづらいといえます。暗号化したりアクセスに制限をかけることにより、パソコン自体を落としたり盗まれたりした場合の対策も可能です。
劣化の防止
紙の書類は年月とともに劣化します。また、乱暴に扱うと破れることもありますし、液体をこぼすことにより文字が読めなくなることもあるでしょう。
電子ファイルであれば劣化することなく半永久的に保存が可能です。バックアップを取っておけばコンピュータが壊れても復活させることができ、保存性に優れているといえます。
情報共有の容易化
紙の書類の場合、チーム全体で共有するには人数分だけ印刷したうえに手元に届ける必要があります。
一方、電子ファイルであればクラウド上で共有したり、電子メール添付で送信したりと、共有が容易となります。よりスピード感を持って情報共有が可能になるでしょう。
CSRへの貢献
最近は企業に対して社会的責任（Corporate Social Responsibility、CSR）が問われる時代となっており、企業による環境問題への取り組みもその1つです。
書類を電子ファイル化することによって紙やインクの消費量を抑えることができるため、環境問題に取り組んでいるというアピールが可能になります。CSR活動について何から始めて良いかわからないという方は、まずはこの観点から取り組みを始めるのも良いかもしれません。
テレワークの推進
電子ファイルは共有が容易であるため、テレワーク（リモートワーク）でも威力を発揮します。紙の書類の場合は物理的に書類を届ける時間が必要ですが、電子ファイルなら一瞬で送ることができます。
また、クラウドストレージの中には共同編集という、複数の人間が同時に1つのファイルを編集できる機能があるサービスもあり、チームでの作業効率化を進めることができるでしょう。
紙の書類を電子化するデメリット
紙の書類の電子化にはメリットばかりではなく、デメリットもあります。デメリットをしっかり把握したうえで電子化に取り組むようにしましょう。
一定のITリテラシーが求められる
紙の書類を電子化すると、その閲覧や編集にはコンピュータの利用が必須となります。このとき、一定以上のITリテラシーがあれば問題ありませんが、そうでない場合はうまく使いこなせず、業務の効率が落ちるかもしれません。
ペーパーレスを導入するなら従業員へのIT教育は必須であるといえます。
セキュリティ対策が必要
電子化したファイルを共有できるようにすると、そこにセキュリティ上のリスクが生まれます。誰でもアクセスできるようにしておくのは厳禁であることはもちろん、システムの脆弱性に対して日々対策することが求められるでしょう。
メモなどの書き込みが難しい
紙の書類の場合、ペンなどを使ってメモなどを書き込むことが簡単にできます。これに対して電子化された書類の場合はメモ1つ残すためにもコンピュータが必要となり、手間がかかります。
タッチパネルを搭載したタブレット端末などを導入すれば手書きのメモを残すことは可能ですが、導入のためのコストがネックとなるでしょう。
場合によっては見づらくなることも
電子ファイルの書類は、それを表示する端末によって見やすさが変わります。例えば小さなディスプレイで表示すると文字が小さくなったり、全体が一度に表示できなかったりすることも。結果、場合によっては紙のものよりも見づらいと感じるかもしれません。
業務フローが変わる
書類が電子化されることにより、例えば今までは印鑑を押してもらっていたのが電子押印になるなど、これまでの業務フローが変わる可能性があります。
これにより、導入当初は業務の効率が落ち、紙の書類のほうがよかったと感じることもあるでしょう。しかし、長期的な視点で見れば、効率化は進むと信じること。そして事前に教育をしっかりとおこない、スムーズな移行を目指すことが重要です。
ITへの投資が必要
紙の書類を電子化するにはIT環境への投資が必要です。
例えば既存の書類を電子化するためのスキャナーの購入や、文書管理システムの導入、電子ファイルを格納するためのストレージの拡張などが考えられます。
ペーパーレス化によってコストが削減できるとはいえ、一時的に出費が増えることは想定して、予算組みをしましょう。
電子ファイル化の進め方
書類の電子ファイル化はどのように進めればいいのでしょうか。ここでは進め方のコツについて解説します。
電子ファイル化が必要な書類の選定
紙の書類を電子化するには、スキャナーの購入や、紙をスキャンする人件費などに、一定のコストがかかります。しかしながら、すべての紙の書類を電子化したとしても、そのなかで実際に使われるものは限られ、徒労に終わるかもしれません。
このため、事前に電子化が必要な書類を選定し、そこから優先度付けをしてから電子化に取り組むことが重要です。
段階的に進める
いきなり100％書類を電子化しようとすると、前述のとおりコストがかかったり、業務フローの変化が大きく効率が落ちたりする可能性があります。
このため、ペーパーレス化することによって効果が見込めるところから段階的に進めるのがおすすめです。
管理職など上の立場の方から導入を進めることにより、全体への浸透がしやすくなるかもしれません。
試験的な導入をおこなう
人間は今までのやり方がガラッと変わると戸惑うもの。まずは試験的な導入をおこない、メンバーには徐々に慣れてもらうと良いでしょう。
試験的に導入することにより、導入後に業務フローの改善が必要になった場合の軌道修正も可能となります。試験導入を体験した現場のメンバーの声を取り入れることで、より良い業務フローを作れるかもしれません。
ツールやサービスの力を活かす
ペーパーレス化についてはさまざまなツールやサービスが提供されており、それらを活用することで効率的に進められるでしょう。
なかにはペーパーレス化の代行サービスもあります。専門業者が持つノウハウを活かして進めてもらうことによって、自力でやるよりも良い結果が得られるかもしれません。
PrizmDocは電子ファイルのセキュリティ対策に有効
紙の書類を電子化した後は、それを閲覧する手段が重要です。
PrizmDocなら50種類以上のファイル形式に対応しているので、業務上必要な多くのファイル形式をカバーできるでしょう。また、アプリケーションに組み込んで利用する開発ツール型のビューアのため、電子化を進めるシステムの中の一部として、運用形態を大きく変えることなくファイルを閲覧することが可能です。
PrizmDocはセキュリティ対策にも有効です。サーバー上にあるファイルを端末にダウンロードすることなく閲覧できるため、端末にデータが残らず、情報漏洩のリスクを下げることができます。
さらに、PrizmDocは元データを変更することなく注釈やメモを記載することができるアノテーション機能が搭載されているので、メモが取りづらいという電子ファイルの欠点を補うことができるでしょう。
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