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電子帳簿保存法とは？2022年1月の改正についてもわかりやすく解説
事業を拡大していく過程で増えていくのが帳簿関連の書類です。そんな帳簿関連の書類を電子的に保存すれば、省スペースで保管でき、過去の帳簿を簡単に検索できるようになります。一方、法律で保存方法などが定められていることはご存知でしょうか？単にスキャナを使ってPDF化すれば良いというものではありません。
本記事では、2022年1月に改正が施行された法律である、「電子帳簿保存法」についてわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？
まずは「電子帳簿保存法」がどのような法律であるか解説します。
国税関係の書類を電子データ化可能に
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類および証憑類を電子データとして保存することを認める法律で、1998年に施行されました。
それまで国税関係の書類は紙で保存する必要があり、電子データがあっても紙に印刷して保存していたといいます。
ただ、成立当初は電子データとして書類を保存するための規則が厳しく、導入に積極的な企業は多くありませんでした。数回にわたる改正を経て要件が緩和され、最近では導入が進んでいるといわれています。
そして、2022年1月に新たな改正が施行されました。詳しくは本記事「電子帳簿保存法改正のポイント」をご覧ください。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法では、すべての国税関係の書類を電子データ化できるわけではありません。
電子保存できる書類としては、次のものが挙げられます。
【電子帳簿保存（電帳法第4条第1項・第2項）】
1. 帳簿
・現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳など
2. 決算関係書類
・賃借対照表、損益計算書、棚卸表など
3. 取引関係書類
・契約書（控え）、請求書（控え）、見積書（控え）、注文書（控え）、領収書（控え）など
【スキャナ保存（電帳法第4条第3項）】
・契約書、請求書、見積書、注文書、領収書など
【電子取引に係るデータ保存（電帳法第10条）】
・電子決済、メールデータ、EDI取引など
対象にならない書類
一方、電子保存が認められていない書類もあります。
- 手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳などの主要簿
- 手書きで作成した請求書の写しや補助簿
- 取引先から受け取った請求書
また、下記は、スキャナ保存に関して電子化の対象外となっています。
- 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳といった帳簿
- 貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類
電子帳簿保存法のメリット
電子帳簿保存法に基づいて電子的に国税関係の書類を保存することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
紛失や損傷のリスクが減る
紙の書類にはどうしても紛失や損傷のリスクが存在します。盗難や火事にあえば書類自体が失われてしまいますし、紙は時間とともに劣化することでしょう。
一方、電子的に保存したデータであれば、半永久的に書類をそのまま保存することができます。盗難や火事に対しても、セキュリティ対策やバックアップをとることにより、リスクを低減することができます。
コストが削減できる
紙の書類は保管するためのスペースにコストが発生します。また、紙自体や印刷のコストも必要でしょう。
一方で、書類を電子化すればスペースは不要ですし紙や印刷コストも必要ありません。
簡単に探せる
国税関係の書類は、ときには過去に遡って探すこともあるでしょう。
紙の書類の場合は、記憶やインデックスといった少ない手がかりを頼りに、手作業で探すことになりますが、電子化しておけばキーワード検索によってすぐに探し出すことができるでしょう。
これで経理に関わる従業員の負担を軽くすることができます。
電子帳簿保存法のデメリット
一方、電子的に国税関係の書類を保存することにはデメリットもあるため、理解した上で導入しましょう。
システム障害や情報漏洩のリスク
国税関係の書類は、コンピュータやネットワークで保管されます。関連するシステムに障害が起きたときには、業務が滞るリスクがあります。
特に決算など忙しい時期にシステム障害が起きると大幅な業務遅延につながります。
また、セキュリティ対策に不備があると、外部から国税関係の書類を保管しているサーバーに侵入され、情報漏洩が発生する恐れもあります。セキュリティ対策には万全を期しておきましょう。
紙で発行される請求書や領収書がなくせないことも
いくら自社がペーパーレス化を進めたとしても、取引先の相手から届く請求書や領収書が紙のままで保管されているというケースはありえます。
せっかく社内をペーパーレス化して、経理業務をテレワークでおこなえるようにしたとしても、郵送で届く書類に関しては会社に取りに行く必要があり、そのためだけに出社を余儀なくされてしまうでしょう。
ペーパーレス化をおこなう際には、これまで紙で請求書や領収書を発行していた取引先に対して電子化の相談をおこなうのがおすすめです。
電子帳簿保存法に対応するシステムにコストがかかる
電子帳簿保存法は緩和されていますが、対応するにはそれなりのシステムを導入する必要があり、そのためにはコストがかかります。
長期的に見れば人件費などを考慮するとコストが下がりますが、システム導入時は、初期費用がかかることは計画に入れておきましょう。
開発経費や運用経費については、事前にしっかり見積もりを取ることをおすすめします。
電子帳簿保存法改正のポイント
電子帳簿保存法については、2022年1月に改正が施行されました。その変更点のポイントを解説します。
電子取引の書面保存禁止
最も大きな変更点が、電子データで受け取った取引情報を紙で保存することができなくなるという点です。
以前は取引先が電子データで請求書や領収書を送ってきても、自社が紙ベースで書類を保存している場合は印刷して保管すれば問題ありませんでしたが、改正後は電子取引情報を印刷して紙で保存することは認められなくなります。
検索機能の確保
前述の書面保存の禁止で問題となるのが、電子的な保存の要件が厳しいという点です。
単に受け取ったデータをどこかに保存しておけば良いというものではなく、さまざまな要件を満たす必要があります。
特に難しいのが「検索機能の確保」という要件です。
この要件では下記を定めています。
- 日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること
- 日付、金額は範囲を指定して検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
つまり、単に送られてきた領収書や請求書をPDFにして保存するだけでは要件は満たせないため、取引内容をデータベース化するなどの対応が必要です。
もう少し簡単に、ファイル名に日付・金額・取引先を入れて保存するという手もありますが、いずれにせよ手間やコストがかかることでしょう。
罰則規定の強化
2022年1月の改正では、罰則規定が強化されます。
「電磁的記録に関して、隠蔽又は仮装により所得税、法人税又は消費税に係る修正申告又は更正があった場合は重加算税が10％加算される」と定められ、通常の重加算税である35％と合わせ、合計で45％もの重加算税が課されることになるのです。
また、電子取引の保存要件を満たしていない場合には、青色申告の承認の取り消し対象となり得るとされており、取り消しとなった場合は企業評価を損ねる可能性があるので注意しましょう。
PrizmDocでセキュアに電子帳簿を取り扱おう
電子帳簿保存法に対応するために国税関係の書類をサーバーに保存する場合、添付書類としてさまざまな画像や文書、データを一緒に保管することもあるでしょう。
そんなときにはPrizmDocの導入がおすすめです。
PrizmDocはOffice系・PDF・CADなどを含む50種類以上のファイル形式を閲覧できるビューアであり、さまざまな添付書類の閲覧をこれ1つでまかなうことができます。
PrizmDocはサーバー側に実装するビューイングエンジンであり、クライアント側にソフトをインストールする必要がないのも特徴の1つです。Web環境さえあれば誰でもどこでも利用することができ、テレワークの推進にもつながるでしょう。
さらに、閲覧の際に元データをクライアント端末にダウンロードすることなく、SVGに変換したものを一時的に投影する仕組みのため、情報漏洩のリスクを下げることも可能。大切な国税関係の書類をセキュアに扱うことができます。
PrizmDocには無料体験版が用意されていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。