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電子決裁は捺印に対してどんなメリットがある？行政でも進む導入
パソコンやスマートフォン、タブレットがビジネスで使われるようになり、さらにはオンライン上でビデオ会議を用いたコミュニケーションも一般的になってきています。そんななかで注目されているのが、電子機器上で申請や決裁を完結できる「電子決裁」。この記事ではその普及の背景やメリット、導入で失敗しないためのポイントについて解説します。
電子決裁とは
電子決裁とは、コンピュータ上の電子文書上で決裁処理をおこなう方法のことです。
従来は申請のために紙の書類を用意し、それを上司や関係者の席まで持っていき捺印してもらう、というのが決裁の一般的な方法でした。
しかしながら、コンピュータの普及やコスト削減の要求、さらには働き方改革や業務効率化のために、コンピュータ上で電子的な文書を用いて申請をおこない、回覧や承認処理をおこなう電子決裁が普及してきています。
電子決裁と電子決済は別物
「電子決裁」と良く間違われる言葉に「電子決済」があります。
「電子決済」は商品やサービスの代金支払いに、現金ではなく、クレジットカードや電子マネーを使う決済手段のこと。最近普及しつつあるキャッシュレス決済やQRコードによる決済も「電子決済」の一種です。
漢字がよく似ていて、パソコンなどで入力する際も間違いやすいので注意しましょう。
電子決裁移行加速化方針で加速される決裁の電子化
決裁の電子化を進めているのは民間企業だけではありません。日本政府も国を挙げて決裁を電子化しようとしています。
このために打ち出されたのが「電子決裁移行加速化方針」。これは、「デジタル・ガバメント閣僚会議」と呼ばれる閣僚会議において政府が示した方針のことです。この方針では、かえって業務を複雑にしたり非効率的にしたりするものや、災害時などの緊急案件を除き、電子化できるものは速やかに電子決裁に移行することが定められています。
すでに行政でも決裁処理の電子化を開始
この方針を受けて、腰が重いといわれる行政も電子決裁化を進めています。
たとえば、茨城県庁は2018年4月から電子決裁率100％を目標とする取り組みを実施し、7月には決裁業務のほぼすべて（99.1％）の電子化に成功しています。
また、東京都渋谷区も2019年に電子決裁・文書管理システムを導入するなど、各地の行政で電子決裁の普及が進んでいます。
民間でも電子決裁の導入が進む
もちろん、民間企業でも電子決裁の導入は進んでいます。
例えばシャープでは、約18,000人の社員に対して7カ月で電子決裁システムを全社一斉導入しました。
コストにより敏感な民間企業では、電子決裁の導入をより積極的に進めているということでしょう。
決裁を電子化する6つのメリット
電子決裁を導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか？ここでは6つのメリットをご紹介します。
1. 決裁の迅速化
第1のメリットは決裁の迅速化です。
決裁には一般的に複数の関係者の承認が必要であり、すべての印鑑をもらうまでには時間がかかります。企業で働く方は特に、決裁関係者が不在にしていたり、出張で遠方にいたりしてすぐに決裁してもらえなかった経験はあるでしょう。
電子決裁であれば、ネットワークにつながるコンピュータを持っていればいつでもどこでも承認処理が可能です。紙の決裁と比べて電子決裁であれば、決裁完了までの時間を大幅に短縮することができるでしょう。
さらに、電子決裁では申請がどこで止まっているのかをかんたんに把握することができるため、フォローも容易になります。
2. 働き方改革の推進
申請や承認がどこにいてもおこなえるということは、働き方改革の推進にもつながります。
電子決裁の導入より、オフィスに行かなくてはならない機会を減らすことができ、テレワーク化をより進めることができるでしょう。
3. コストの削減
紙の申請書には、紙代やインク代、さらには印刷機代などの費用が必要ですが、電子化してしまえば不要となります。
また、決裁書類は保存しておくことが必要ですが、紙の場合は保管のための場所が必要となります。電子決裁なら電子的に保存ができるため、保管のためのスペースのコストも削減できるでしょう。
4. 文書の改ざん、紛失防止
電子決裁システムでは、申請書類に変更を加えると、誰がいつそれをおこなったかの記録が残ります。これにより、文書の改ざんを防止することができ、不正行為の予防につながるでしょう。
また、紙の書類の場合は紛失のリスクがありますが、電子書類であれば、ログインや権限の管理がきちんとできていれば、コンプライアンスの面でも安心といえます。
5. 記入漏れや記入ミスの予防
紙の書類の場合は記入漏れや記入ミスが見つかった際には、書類を再作成する必要があるかもしれません。フォーマットに従って記入するシステムを導入すれば、自動で申請内容をチェックすることも可能になり、修正が容易です。
電子化することで、記入ミスを減らし、決裁のための時間を短縮することができるでしょう。
6. 過去事例の検索容易化
新しい決裁を申請する際には、過去の事例を参考にしたいというときもあります。そんなとき、紙の書類の場合は膨大な書類の山から目的のものを見つけ出すのは一苦労です。
電子決裁であれば、すべての文書がシステム上に保存され、キーワードや日付を使った検索が容易。書類管理の手間も減り、ほかの重要な業務に時間を充てることができます。
決裁の電子化で失敗しないためのワークフローシステム選びのポイント
電子決裁にはさまざまなメリットがありますが、移行に成功するには電子決裁に使用するワークフローシステム選びが肝心。ここで紹介するポイントを押さえて、自社に合ったシステムを選びましょう。
既存システムや外部サービスとの連携が可能なシステムを選ぶ
ワークフローシステムは単体でも便利なものですが、既存のシステムや外部サービスと連携すればさらに便利に使えます。
たとえば、人事システムと連携すればユーザーの職位情報を得ることができ、一定の職位以上でないと承認処理ができないように設定できるでしょう。
また、会計システムと連携すれば、経費支出や出張旅費データを自動入力できるかもしれません。
今後のことも考え、多くのシステムとの連携に対応しているワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。
費用対効果の高いシステムを選ぶ
さまざまなワークフローシステムが各社から提供されており、その機能や料金もまちまちです。自社に必要な機能を絞り込み、費用対効果の高いワークフローシステムを選ぶようにしましょう。
また、ワークフローシステムは、月額費用のほか、運用サポートや機能追加にオプション料金が必要になることがあります。月額費用だけでなく、必要な機能をそろえた際にトータルでコストがどれくらいかかるのかを計算して比較するようにしてください。
稟議フォーマットの柔軟性が高いシステムを選ぶ
電子決裁への移行の際、既存の申請書から大幅に形式を変更すると、社員が使いこなすのに時間がかかったり、教育をおこなう必要があったりするかもしれません。申請フォーマットの柔軟性が高いシステムを選べば、違和感をできるだけ減らした状態で運用開始することが可能となるでしょう。
なかにはExcelなどで作られた従来のフォーマットを変換してそのまま使えるものもあり、移行への時間を更に短縮できるかもしれません。
多彩な承認ルートに対応したシステムを選ぶ
稟議や申請の内容によって承認ルートは変わるもの。企業によっては複雑な承認ルートの設定が必要になるかもしれません。このため、多彩な承認ルートに対応したワークフローシステムを選ぶことが重要です。
できれば、自社で発生しうる複雑な承認ルートを洗い出し、それを設定可能か事前に問い合わせてみるのがおすすめです。また、ワークフローシステムのなかには無料トライアルができるものもあるので、実際に試してみるのもいいでしょう。
処理状況確認のしやすいシステムを選ぶ
決裁はできるだけ早く完了したいもの。そのためにも、申請書が今どこで止まっているのか進捗状況を把握することは重要です。ワークフローシステムの処理状況確認機能について、使いやすい物かどうかを事前に確認するようにしましょう。単に必要な項目が確認できるかどうかだけではなく、確認までの手間の少なさや、見え方についてのチェックが大事です。
セキュリティの強固なシステムを選ぶ
ワークフローシステムで扱われる稟議や申請のなかには、機密性が高いものも多く含まれています。そういった意味で、セキュアなシステムを選ぶことは重要です。
特に、テレワークへの対応などで社外からアクセス可能な状態にしている場合はリスクが高いといえます。どのようなセキュリティ対策をおこなっているのか、確認するようにしましょう。
PrizmDocで電子決裁の利便性と安全性を高めよう
電子決裁においては、申請書そのものや添付データなど、やり取りするファイルやデータが多数存在します。
PrizmDocはワークフローシステム上に組み込んでご利用いただくファイルビューアです。Office系やPDF、CADなど50種類以上のファイル形式のファイル閲覧が可能です。
PrizmDocはデータ閲覧の際に端末にデータを残さないのも特徴。元データをダウンロードせずに、SVG形式に変換して一時的にWebブラウザ上で表示させるため、情報漏洩のリスクを下げ、セキュアな電子決裁システムを実現可能です。
元データを改変することなく注釈などを付ける機能もあり、重要な文書であっても修正などの指示が安全におこなえます。
PrizmDocには無料体験版が用意されておりますので、お気軽にお問い合わせください。