- コラム
業務効率化に役立つツールとは？生産性向上との違いも解説
業務効率化によって、より重要な業務へのリソース投入や従業員の満足度アップなど、さまざまなメリットが出てきます。最近ではさまざまなITツールが登場しており、それらを有効活用すれば業務効率化に役立つでしょう。しかしながら、いくらツールが優秀でも使い方によっては宝の持ち腐れに。ポイントを押さえて業務効率化を進めるようにしましょう。
業務効率化が求められる背景とは？
いつの時代も業務効率化が求められているとはいえ、昨今では特にその傾向が強まっているのではないでしょうか。
その理由について解説します。
より重要度の高い業務にリソースをかける
業務と呼ばれる作業のなかには重要度が高いものから低いものまで、さまざまなものが混在しています。そのなかでリソースを投入すべきなのは当然重要度の高いもの。重要度の低い業務効率を向上させることで費やす時間を削減し、重要なものへと回すことで、よりビジネスの拡大に役立つでしょう。
少子高齢化への対応
近年、日本では少子高齢化が加速化し、労働者不足が大きな問題となっています。限られた人数でこれまでと同等以上の業務をおこなうためには、業務効率を上げる工夫が必要です。
従業員の満足度アップ
業務を効率的にこなして時間を作れば、従業員が自分のスキルを向上するために時間を使えるようになります。これにより、従業員のモチベーションの維持につながるほか、企業としての成長にもつながるでしょう。
また、業務を効率的に終わらせられれば、残業が減り、ワークライフバランスの実現にもつながります。
これらの理由により従業員の満足度が上がれば、離職者が減り、優秀な人材を確保しやすくなるかもしれません。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化と混同されて使われる言葉に、生産性向上という言葉があります。これらは、時間、労力、コスト、設備などのインプットと、業務によって生み出される成果であるアウトプットのどちらに注目しているか区別のポイントです。
業務効率化とは
業務効率化はインプットに着眼点を置いています。
業務効率化とは、無駄な作業をなくし、仕事を効率化すること。つまり、時間などのインプットを少なくしつつ、成果であるアウトプットを同じまたは大きくするのが業務効率化となるわけです。
生産性向上とは
一方、生産性向上は、アウトプットに着眼点を置いています。
インプットである時間や労力が同等な場合に、アウトプット（成果）を向上するのが生産性向上です。成果につながる行動がどれだけできるかが重要になります。
業務効率化と生産性向上の違い
このように着眼点が違うことから、業務効率化と生産性向上は明確に区別できます。ただし、業務効率化が結果的に生産性向上につながったり、生産性向上が業務効率化につながることもあるでしょう。
とはいえ、物事を進める際には着眼点が大事。業務効率化の場合には、いかにアウトプットを増やすかではなく、いかにインプットを減らせるかに着目して取り組むようにしましょう。
業務効率化に役立つツール
業務を効率化するにはITツールを活用するのが近道。ここでは業務効率化に効果的な5つのツールを紹介します。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、申請書や稟議書を電子化し、システム上で申請・承認・差し戻しをおこなえるもの。決裁のために上司に直接印鑑をもらいに行く必要がなくなり、効率の改善に役立ちます。
また、過去の決裁事例の検索もかんたんになり、スマートフォンに対応したシステムなら時間と場所を問わず決裁可能になるというメリットも存在します。申請書や稟議書の紛失や書き換えのリスクを減らすこともできるでしょう。
クラウドサービス
2つ目はGoogle DriveやDrop Boxといったクラウドストレージサービスです。
チームでプロジェクトを遂行する際には、1つのファイルを複数人で共有したり、編集したりする機会がよくあります。そのファイルを各個人が持っていたのでは最新版に保つのが大変ですが、クラウドストレージに置いておけば共同編集することもでき、効率が上がります。
また、クラウドストレージはネットワークがつながればどこからでも使用できるため、働く場所や時間を問わないテレワークの推進にもつながるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理サービスとは、個々のチームメンバーに割り振られた業務の進捗を管理するためのもの。BacklogやTrelloといったツールが有名です。
タスク・プロジェクト管理ツールでそれぞれの業務を管理することで、情報や進捗状況をチーム全体で共有しやすいというメリットがあります。また、タスク管理ツールにはチャット機能やビデオ通話機能があるため、コミュニケーションを取るのにも役立つでしょう。
RPA（ロボットによる自動化）
RPAとはロボットプロセスオートメーションの略で、人間の代わりに自動で単純作業をこなしてくれるツール。たとえば、WinActorというツールが有名です。
RPAにより決まり切った業務を自動で行うことで、業務時間の短縮につながります。また、人間と違ってミスをすることがないため、業務品質の向上が期待できます。
チャットツール
他者とやり取りする内容によっては、メールよりもチャットで細かくやり取りをしながら進めたほうが良いものがあります。そんなときに役立つのがSlackやChatworkといったチャットツールです。
チャットツールは返信がしやすいことからレスポンスが素早くなることが期待でき、細かく質問しながらやり取りすることで議論も進むことから、業務効率の向上に役立ちます。
オンライン会議サービス
会議をする際にはやはり相手の表情が見えたほうがやりやすいもの。Zoomに代表されるオンライン会議サービスを使えば、遠方にいる相手とも顔を見ながらの会議がおこなえます。
また、集合型の研修をおこなう際も、オンライン会議サービスを用いて自席で受講するようにすれば研修場所を確保する必要がなく、費用や移動時間の削減も見込めるでしょう。
業務効率化推進時に気を付けるべき5つのポイント
せっかく業務効率化を推進しようと思っても、やり方によっては逆に非効率になることもあります。そのような失敗を招かないためには、以下の5つのポイントを押さえて進めるようにしましょう。
1. 従業員への教育をしっかりおこなう
業務効率化をおこなうためには、これまでのやり方を変える必要があります。特に変更したばかりのころは従業員が新しいやり方に慣れておらず、かえって負担が増してしまうことも。
事前に研修をおこなったり、わかりやすい移行のためのマニュアルを作ったりして、従業員への教育はしっかりおこなうようにしましょう。
2. 現場を知る人を入れる
理想的な業務効率化案ができたとしても、実際の現場で実行できないようなものでは絵に描いた餅です。業務効率化案を立案する際には、現場を熟知した人をメンバーに入れたり、現場の従業員の意見をしっかり聞いたりしながら進めることが重要といえます。
3. 急ぎすぎない
一刻も早く業務を効率化したほうが、トータルでのコストが下がるのは事実。しかしながら、あまりにも速く進めようとすると、従業員の負担が増し、品質が下がる可能性があります。
また、新しいやり方を始めた当初はミスはつきもの。ミスが起こるものとして計画を進め、一方でフィードバックをしっかりとおこなうようにしましょう。
4. 一度に多くの業務効率化を並行しておこなわない
業務を効率化できる箇所がいくつも見つかった場合には、あまりにも多くのものを並行しておこなわないようにしましょう。従業員がついていけず、結果的にどれも中途半端に終わる可能性があります。
まずはやりやすいものから手を付けていくことで、従業員のモチベーションを維持しながら業務効率化を進めていくことができるかもしれません。
5. 手段を目的化しない
業務効率化によって何を目指すのかという目的をしっかりと決めておくことが重要です。そうでないと、業務効率化案を忠実にこなすことが目的となり、成果が出ない可能性があります。
また、業務効率化による目的を従業員と共有するのも重要です。従業員は、なぜやるのかをしっかりと把握することで、モチベーションを保ちながら効率化に取り組むことが可能となります。
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