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ビジネスドキュメントの電子化を断念させる要因と
それを解決するための最適解に迫る
セキュアなファイル閲覧を実現するビューイングエンジン「PrizmDoc」とは
紙文化が根強く残るビジネス現場で、リモートワークや法改正、DXなど、紙文書の電子化によるペーパーレス化が強く求められる。だが、遅々として進んでいないのが実情だ。その根本的な要因は何か、どう解決すべきなのか。
行政も本格始動したペーパーレス化 紙文書のデジタル化は喫緊の課題に
さまざまな業務において、紙ベースのビジネスドキュメントが行き交う。コスト削減や利便性の飛躍的な向上が期待されることもあり、その電子化は以前からいわれてきた。いわゆるペーパーレス化の推進である。
紙文書のデジタル化は、働き方改革の一環であるリモートワークの実現に欠かせない要素として徐々に広がりつつあった。この流れに拍車をかけたのは、周知の通り新型コロナウイルス感染症のパンデミック対策として広がった在宅勤務だ。
この社会変化で浮き彫りとなったのが、業務の随所に根強く残る紙文化である。資料や各種の帳票類、契約書類、製図用紙などの紙文書は、リモートワークを妨げる大きな要因に。こうした状況を受け、行政も手続きでの押し印廃止や電子取引のデータ保存義務化（*1）などペーパーレス化シフトへ本腰を入れ始めた。
単に文化的な問題だけではない 国内でペーパーレスが進まない要因
とはいえ、現場に目を向ければ遅々としてペーパーレス化は進んでいない。諸外国に比べて紙文化が根付く日本では、デジタル化の必要性は理解していても、紙が残るという安心感を含めて、なかなか紙を捨てられないという側面があることは確かだ。しかし、根本的な要因を深掘りすれば、「既存ワークフローとの不統合」「紙のような利便性を欠く」といった点が挙げられるのではないだろうか。
ペーパーレス化の本質は、単に紙文書を電子化することではない。業務が進む一連のフローに違和感なく組み込まれてこそ利便性は最大化できる。ペーパーレスを実現するソリューションは数多いが、ほとんどは単独で完結したスタンドアローン製品だ。ファイル閲覧にはアプリを立ち上げる必要があり、共有にはオンラインストレージへアクセスしなければならない。
これでは、社内で培われてきたワークフローとは分断されたペーパーレス環境となるため、使い勝手に不満が残る可能性もある。
また、紙文書の最大の利点は必要に応じて書き込んだりマーカーを引いたり、墨消しを入れたりといった自由度の高さだ。コピーを取れば原本をいじることなく、こうした処理を行える。デジタル化された文書ではPDFファイルなどの一部を除いて、機能的に紙ライクな利便性に追いついていない実情も指摘されている。
こうした理由から、紙文書のデジタル化やファイル共有を断念、あるいは停滞させている組織は少なくない。
セキュアなファイル閲覧環境を実現 ビューイングエンジン「PrizmDoc」
利便性が高く安全なペーパーレス環境を実現するソリューションはないものだろうか。この問いに対してICTソリューション・プロバイダーのラネクシーが提案する製品が、多機能ビューイングエンジン「PrizmDoc」だ。
PrizmDocは、APIを介してWebアプリケーションに実装するカスタマイズ可能なファイルビューアである。既存ワークフローに組み込めるため、契約や承認といった業務の流れの中でドキュメントを印刷することなく、デジタルデータとして違和感なく閲覧できる。
自社の既存ワークフローへの実装が可能な「PrizmDoc」は、慣れ親しんだ業務の流れを妨げることなくペーパーレス化を
実現できるので生産性が低下しない。実装には技術を必要とするが、それも含めてラネクシーが支援を提供する。
対応可能なデータはPDFやOfficeをはじめとしたビジネスファイル、CAD、レントゲン画像など幅広い。その数は50種類以上に達し、一般オフィスから医療現場まで、ほぼあらゆる業種で扱われる電子データのデジタル閲覧を可能とする。
そして、PrizmDocのもう一つの大きな特長といえるポイントが生データ（原本）を残したまま、PrizmDocが管理するレイヤーを用いて自由に編集できること。
例えば、スキャンしたドキュメントデータを改変することなく、ワークフロー内でデータを共有しながらコメントや墨消しを入れたり、マークアップやマーキングしたりといったアノテーション処理を行える。
カスタマイズ可能なビューアなので、アノテーションの細かな初期値設定によりドキュメントの電子化プロセスで生じる幅広いニーズへ柔軟に対応する。
しかも、サーバー側のWebアプリケーションに組み込むので、Web環境があればスマホやタブレットなどのモバイル端末からも閲覧や編集が可能。端末へアプリをインストールせずに済む。
また、ブラウザベースということは、端末にデータが残らないということ。ファイル閲覧や編集をセキュリティ性の高い環境で実現できるため、情報漏えいリスクも軽減される。
印刷された紙文書の最大の利点は、自由な書き込みやマーキングなどを行えること。「PrizmDoc」は、原本データとは別にアノテーションファイルを保存することで、紙ライクな使い勝手を実現。電子化の障壁を乗り超えることが可能だ。
ここまで見てきたように、PrizmDocは既存ワークフローにビューア機能を実装するものだが、単にデジタルドキュメントを見るという枠を超えたツールだ。使い方次第で、新しい価値の創出にもつながる。ラネクシーでは、その導入支援サービスも提供している。ペーパーレスやファイル閲覧の環境構築で悩んでいるなら、ぜひ問い合わせてほしい。
（*1）電子帳簿保存法改正は、本来の施行予定2022年1月1日から2年間猶予された
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