グループウェアとはどのようなもの？無料・有料のおすすめサービスも紹介

チームでの業務効率を上げることができるグループウェアは、テレワークとの相性が良いこともあり、注目度が高いサービスです。グループウェアと一口にいってもさまざまなサービスがあるので選び方に迷うこともあるでしょう。

本記事では、グループウェアについての基礎知識からおすすめのグループウェアまで幅広く解説します。

グループウェアとは？

そもそもグループウェアとはどのようなツールなのでしょうか。

コミュニケーションを円滑にするためのツール

グループウェアとは、複数人で業務をおこなう際に、情報共有やコミュケーションを促進するためのツールです。

チームでの作業では、必ずしもそれぞれのメンバーが独立して作業をおこなえばいいというものではありません。ときには1つの作業を複数メンバーで分割しておこなうことや、複数の作業にメンバー同士の連携が必要な場合もあります。

そのような場合に各人が情報共有をしないままバラバラに作業していたのでは、それぞれの成果物に矛盾が生じたり、同じ間違いを複数のメンバーが起こしたりするリスクがあります。

グループウェアを使うことで、円滑な情報共有やコミュニケーションが可能となり、無駄を省いて業務の効率化を図れるでしょう。

また、チームとしての作業を管理するのにもグループウェアは役立ちます。
スケジュール管理機能やタスク管理機能により手軽に進捗を把握し、適切に業務の振り分けやヘルプを出すことが可能になるでしょう。

グループウェアに含まれる代表的な機能

含まれる機能はツールによってさまざまですが、下記が一般的な機能です。

電子メール
電子掲示板
ファイル共有
スケジュール管理
電子承認、電子決裁のためのワークフローシステム
会議室予約
タスク管理

いずれもチームとして業務をおこなうのに助けとなる機能で、チーム活動が活性化できるでしょう。

オフィス系のアプリが含まれているサービスも

グループウェアのなかにはOffice系のソフト（ワードプロセッサ、表計算、プレゼンテーションなど）を含むサービスもあります。
代表的なものはMicrosoftのMicrosoft 365で、ビジネスの現場でデファクトスタンダードとなっているMicrosoft Officeがサービスに含まれています。
また、GoogleのGoogle Workspaceも、クラウド型のOfficeツールで人気が高いグループウェアです。

グループウェアの形態は2種類

グループウェアの形態は大きく、

オンプレミス型
クラウド型

の2種類に分けられます。
それぞれの特徴について解説しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社が保有するサーバーにグループウェアのソフトウェアをインストールして利用するタイプのものです。

「オンプレミス」は英語で「on-premises」と呼ばれ、「premise」が「構内」あるいは「店内」を意味し、日本語では「自社運用」と呼ばれることもあります。

オンプレミス型の利点は、自社のサーバーにインストールすることから、目的に応じて細かくカスタマイズが可能であるという点です。
例えば利便性が低かったり、セキュリティ対策が不十分であったりする場合に、既存のオンプレミス型グループウェアをカスタマイズして使用することができます。

また、社内にサーバーがあることから、きちんと管理すれば情報漏洩のリスクを抑えることができ、社内のほかのシステムとの連携がしやすい点もメリットといえるでしょう。
一方、堅牢な自社サーバーの立ち上げのための導入コストは高く、運用のためのランニングコストや工数が必要となる点がデメリットです。

クラウド型

一方、クラウド型はインターネット上に存在するサーバーにインストールされたグループウェアを利用する形態のものを指します。

オンプレミス型に比べて、自社でサーバーを立ち上げる必要がないことから、初期コストを抑えることができます。また、すでに立ち上げられているサーバーを利用することから、サービス利用開始までの期間が短い点もメリットといえるでしょう。

ただ、インターネット上にサーバーがあることから、サイバー攻撃を受けやすい点はデメリットといえます。
また、お仕着せのサービスを利用するものが多く、細かいカスタマイズには対応しづらいです。

グループウェアを導入する4つのメリット

グループウェアの導入によって得られるメリットを4点、具体的にご紹介します。

1. 組織の業務効率向上につながる

グループウェアを導入することで、情報共有やコミュニケーションが活性化し、業務効率の向上につながるでしょう。

例えば掲示板機能を使えばチーム全体に向けて連絡事項や必要情報を共有することができますし、特定グループに一斉送信できるメール機能を使えば漏れなく必要なメンバーに情報を伝えることができます。

また、これまで紙を使っておこなっていた会議室予約や申請・承認処理をオンラインでできるようになり、細々とした作業が減り、業務に、より集中できるようになる効果も期待できます。

2. チームメンバーの状況を把握しやすくなる

グループウェアのスケジュール管理機能やタスク管理機能により、チームメンバーの状況が把握しやすくなるのもメリットの1つです。

ミーティングを開くのにわざわざ各人にスケジュールを聞いて回る必要がなくなり、グループウェア上のスケジュールを確認するだけで予定を組むことができます。グループウェアによっては、自動でメンバーが全員出席できる日時を提案する機能を使って、より簡単にスケジューリングすることが可能です。

また、各チームメンバーの進捗状況がわかりやすくなることから、遅れている業務に対して早めに手当をおこなうことが可能になります。よりきめ細かく業務の進捗を管理できるようになるでしょう。

3. テレワークなどの働き方改革につながる

グループウェアはサーバー上に存在することから、サーバーにアクセスする環境があればどこからでもグループウェアを使うことができます。このため、新型コロナウイルスの影響で注目度の高いテレワークとの相性が抜群です。

また、子育てや介護で短時間しかオフィスにしかいられない人も、帰宅後に続けて業務をおこなうことができるため、働き方改革にもつながるでしょう。

4. コスト削減につながる

グループウェアの導入により業務のペーパーレス化を推進でき、コストの削減につなげることができます。
さらに、テレワークを推進することによりオフィスの規模を小さくする検討もできるでしょう。

グループウェア自体にコストがかかるとはいえ、全体としてはプラスになることも期待できます。

グループウェアを導入する3つのデメリット

グループウェアの導入についての3つのデメリットを解説します。

1. 導入に予算が必要

グループウェアの導入にはコストがかかります。

オンプレミス型のグループウェアではサーバーの立ち上げに大きなコストがかかりますし、その後も保守運用のためにランニングコストが発生します。

また、クラウド型では初期費用および月額あるいは年額の利用料金が発生するため、費用対効果について検討が必要でしょう。

2. セキュリティ対策が必要

グループウェアはネットワークを介して利用するものであり、セキュリティ対策が必須です。
サイバー攻撃によりサーバーに侵入された場合、社外秘の情報が漏洩するリスクがあります。オンプレミス型は自社サーバーで運用することからセキュリティ対策が重要であることは当然ですが、クラウド型の場合もセキュリティ関連の設定をしっかりとおこなえるだけのセキュリティに関する知識を持つべきです。

3. 社員への教育が必須

グループウェアは使いこなしが重要です。いくら高いポテンシャルを持ったグループウェアであっても、使いこなすことができなければ宝の持ち腐れとなります。
このため、グループウェアの導入時には社員への教育が必須です。基本的な使い方はもちろん、どのように自社の業務に使えば便利なのか、具体的なノウハウを解説するべきでしょう。

PrizmDocでグループウェアにセキュリティをプラス

オンプレミス型のグループウェアに利便性とセキュリティ性をプラスしたいなら、PrizmDocの導入がおすすめです。

Webアプリケーションに組み込んで使用するビューイングエンジンであり、オンプレミス型のグループウェアに組み込むことができます。

PrizmDocはサーバーに実装するタイプのビューイングエンジンであり、Office系、PDF、CAD、医療系などを含む50種類のファイル形式を、クライアント側にソフトをインストールすることなく閲覧可能。多彩なファイルのやりとりが簡単にできます。

例えば、グループウェアによっては、特定のファイルを閲覧するには、端末にダウンロードしないとファイルが開けないことや、グループウェア上でスムーズにファイルの取り扱いが出来ないケースがあります。PrizmDocを組み込むことで、都度ダウンロードの手間を省き、元データを直接編集させないファイルの取り扱いによるセキュリティ性の強化が可能です。

同時に、単に閲覧するだけでなく、注釈やハイライトといったアノテーションをおこなう機能もあり、コミュニケーションが促進されることでしょう。

PrizmDocには無料体験版が用意されていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
※PrizmDocは、クラウドサービスでのご利用も可能です。詳細につきましては、弊社担当営業までお問い合わせください。

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