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社内システムにマルチデバイス対応が必要な理由は?リスクも併せて解説

政府による働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響で、場所に縛られずに仕事をおこなうテレワークが普及しています。
テレワークでは、会社から支給されたパソコンだけでなく、自分で用意したパソコンやスマートフォン、タブレットなどを使用することで利便性を上げることができますが、それには仕事で使うソフトウェアやサービスがマルチデバイスに対応していることが必須です。ただ、マルチデバイス対応にはメリットばかりではなくデメリットもあるため、両方を把握した上で導入するようにしましょう。

マルチデバイス対応とは?

デバイスとは、パソコン・タブレット・スマートフォンや、それらと接続して使う装置を指します。同じカテゴリの製品のなかにも、WindowsやMac、AndroidやiPhoneなど、異なる種類のデバイスが存在し、それらの間には互換性がないのが一般的です。

マルチデバイス対応とは、一つのソフトウェアやサービスを、複数のデバイスから同じように利用できることを指します。

例えば、メールをチェックする際は、会社や自宅にいる時はパソコンを利用することが多いと思いますが、移動時はスマートフォンやタブレットで閲覧や返信などをしますよね。このように、異なるデバイス間でも同じ情報を引き継ぎ、デバイスを変えても同じように利用できることを「マルチデバイス対応」「マルチデバイス化」などと言います。

クロスデバイスとの違いは?

マルチデバイスと似た言葉に、「クロスデバイス」という言葉があります。
クロスデバイスは、ユーザーがパソコンやスマートフォンなどの複数デバイスを使用する際、あるデバイスでおこなっていた作業、閲覧履歴、コンテンツ情報といったものが、複数のデバイスで引き継ぎ、共有することを指します。
例えば、スマートフォンで見ていた動画を、その続きをパソコンから視聴できることがクロスデバイスです。

なぜマルチデバイス対応が求められているのか?

昨今、ソフトウェアやサービスに対してマルチデバイス対応が従来よりもより求められています。社内システムについても同様です。
その理由について解説しましょう。

働き方改革への対応

1つ目の理由は働き方改革への対応のためです。
働き方改革では、仕事をおこなう場所をオフィスに限定しないことで生産性向上を図っています。
具体的には、移動中にスマートフォンでメールをチェックしたり、社内サーバー内の情報を閲覧したりといったことが可能です。また、カフェやサテライトオフィスで仕事をおこなうのには、パソコンではなくタブレットの方が軽くて持ち運びやすいということもあるでしょう。
そのためには、仕事で使うソフトウェアやサービスがマルチデバイスに対応していることが必要なのです。

業務に使われるデバイスの多様化

一昔前は仕事といえばパソコンを使用すること、プレゼンテーションといえば紙で印刷するというのが当たり前でした。
しかし、最近はプレゼンテーションをおこなうのにタブレットが使われたり、メールやチャットでコミュニケーションをとるのにスマートフォンが使われたりすることが当たり前におこなわれています。
また、仕事で使うパソコンといえばWindowsだったのが、GoogleのChromebookを採用する企業も出てきているようです。
このような多様化の流れは今後も続いていくことでしょう。

生産性の向上

マルチデバイスに対応することで、生産性の向上も期待できます。
私有デバイスを業務に利用するBYOD(Bring Your Own Devices)と呼ばれる動きでは、各従業員が自分の業務に応じて最適なデバイスを自分で選ぶことが可能です。
例えば、動画や写真を編集するには、処理速度が速くてディスプレイの大きいパソコンが必要ですが、客先の営業がメインであれば薄くて軽いノートパソコンやタブレットが適しています。

更に、ミーティングではホワイトボードの内容をPCで改めてまとめるよりも、スマホのカメラで撮影して共有する方が、タイムラグなく、承認を取って次のステップへ進むことができます。
このように、マルチデバイスを用いた新しい業務の進め方は、働き方に進化をもたらすでしょう。

政府もマルチデバイスを採用

マルチデバイス対応への動きは民間だけではありません。
例えば、内閣府のホームページは既にマルチデバイス対応になっています。
「世界最先端IT国家創造宣言」等を踏まえ、2014年12月19日からタブレット及びスマートフォン端末に対応できるマルチデバイス対応とするため、レスポンシブWebデザインを採用したとのことです。

また、政府が推進する「GIGAスクール構想」では、Windowsだけでなく、ChromebookやiPadといったデバイスも選択できるようになっています。

世の中がマルチデバイス対応の流れに進んでおり、企業のマルチデバイス化も当たり前のように求められるでしょう。

マルチデバイス対応のメリット

マルチデバイス対応によるメリットについて、具体的に解説します。

端末導入コストの削減

業務に必要なソフトウェアやサービスをマルチデバイス対応とすることで、先述のBYOD(Brind Your Own Devices)を実現できます。

BYODを導入することで、生産性向上のほかに、従業員が自分でデバイスを購入することから、端末導入のためのコストを削減することが可能です。
また、自分で慣れ親しんだデバイスを使用することで、サポートの必要性も低くなり、サポートのためのコストも削減できるかもしれません。

ただ、BYODで選ぶデバイスの選択肢を広げるには、マルチデバイス対応が必要となります。それぞれの業務に最適なデバイスを使えるようにするためには、マルチデバイスに対応していることが望ましいといえるでしょう。

業務に使用する端末切り替えの容易化

マルチデバイスに対応していないソフトウェアやサービスを会社の業務に使用している場合、そのソフトウェアやサービスが対応しているデバイスしか使えなくなり、業務に使用する端末の切り替え時に選択肢が狭くなります。
マルチデバイスに対応することで、より幅広い選択肢から端末を選ぶことができ、結果的にコストの削減や業務効率の向上に役立つことでしょう。

従業員の満足度向上

業務で使うデバイスを会社から支給された場合、従業員は私的に使っているデバイスに加えてそれらも管理しなくてはならなくなります。また、必ずしも慣れ親しんだデバイスとは限らず、操作面でストレスを抱えることになるかもしれません。
これに対して、マルチデバイス対応のソフトウェアやサービスを導入し、BYODを実現することで、従業員は管理するデバイスの数が減り、操作も苦労することなくおこなうことができるでしょう。
このことは従業員の満足度向上につながりますし、同時に先述の通りコストの削減も可能です。

マルチデバイス対応のデメリット

マルチデバイスに対応することはメリットばかりではありません。デメリットについても把握するようにしましょう。

ウイルスやマルウェア感染リスクの増加

マルチデバイスに対応し、複数の端末を従業員が使い分けることになると、それだけウイルスやマルウェアに感染するリスクは増加します。
特にスマートフォンでは、怪しいアプリがインストールされていないか注意することが必要です。
セキュリティソフトの導入を必須としたり、セキュリティについての教育をしっかりおこなったりするなど、個人に任せるのではなく会社としての対策が求められます。

情報漏洩リスクの増加

マルチデバイスに対応し、仕事をおこなう場所がより自由になることで、情報漏洩のリスクは増加します。
例えば、単純にオフィスの外で電話をすればその会話は周りの人に聞こえる可能性がありますし、社外秘の情報を表示した画面を盗み見られることもあるでしょう。
さらに、無料Wi-Fiのなかには、そもそも情報を抜くことを目的とするものが存在していたり、セキュリティ性が十分でないものもあったりと、安全とはいえません。
こちらについても、オフィス外で仕事をする際のルール作成や教育が必要でしょう。

運用ルールや労務管理の難しさ

BYODにより私的なデバイスを利用すると、仕事とプライベートの区別がつきづらくなり、労務管理が難しくなります。例えば、社員がサボったり、逆に無断で残業をしたりすることが考えられます。
一方で、これまでになかった働き方に対する運用ルール作りは、前例がなく、時間と手間がかかり、更に、ルールを従業員に周知するための教育のコストも必要となります。

PrizmDocならセキュアなマルチデバイス環境を構築可能

マルチデバイス対応におけるセキュリティの問題に対し、PrizmDocを利用すれば簡単にセキュアな環境が構築できます。

PrizmDocはお手持ちのWebアプリケーションに組み込んで利用するファイルビューアであり、Web環境さえ整っていればスマートフォンやタブレットからでもデータの閲覧・注釈・変換が可能です。
特徴は、閲覧時に実データをダウンロードするのではなく、SVG形式に変換したものを一時的に投影するだけという点。端末にデータが残らず、情報漏洩の可能性を下げることができます。
Office系、PDF、CADなど50種類以上のファイル形式を閲覧可能のため、さまざまな用途に対応できるのも魅力の1つです。

PrizmDocには無料体験が用意されておりますので、お気軽にお問い合わせください。


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