- コラム
電子承認でコストを削減！テレワーク推進にも役立つ
電子承認は、ハンコの押印によってではなく、電子的な手段で申請を承認する仕組みのことです。
単にハンコを押すという手間を省くだけでなく、テレワークの推進などさまざまなメリットを得られます。電子承認によってどのようなメリットが期待でき、逆にどのような注意点があるのか解説しましょう。
電子承認とは？
まずは電子承認の基本的な知識と、導入が進む背景について説明します。
ハンコ文化を捨てる取り組み
電子承認とは、これまでの紙による申請、ハンコによる承認という日本特有の文化を廃止し、ペーパーレスで電子的に申請と承認をおこなう仕組みのことです。
日本はペーパーレス化が遅れているといわれており、その原因の1つとしてハンコ文化が挙げられています。電子承認へ移行することにより、ペーパーレス化によるコストの削減をはじめ、さまざまなメリットが得られるでしょう。詳細は本記事で解説していきます。
政府も押印は基本的に不要との見解を発表
政府もこの電子承認への移行を推進しています。
令和2年に内閣府、法務省、経済産業省は、契約書に押印がなくても基本的には契約の効力に影響は生じないとの見解を発表しました。
さらに、地方公共団体向けに「押印見直しマニュアル」を作成したり、これまで押印が必要であった公的手続きの99％において押印を撤廃したりするなど、政府として電子承認化を推進しているのです。
電子サインや電子印鑑との違いは？
電子承認と似た言葉に、電子サインや電子印鑑、電子署名といった言葉があります。これらは電子承認とは異なるものなので注意しましょう。
電子サインとは、タッチパネル上に手書きで記名をしたものを指します。また、文字だけでなく、音声によるものも電子サインの一種といえるでしょう。簡易的な証明として用いられますが、効力は弱く、企業間の取引など重要な契約ではほぼ用いられません。
電子印鑑は、印影の画像データを電子文書に貼り付けたものを指します。こちらは複製や加工が容易であるため、証拠としての能力は低く、ハンコでいうところの認印と同程度のものといえるでしょう。
一方、電子署名は電子認証局、時刻認証局によって発行された電子証明書を用いて電子的に署名されるもので、法的効力が高いものです。重要な取引や契約にも用いられるものであり、電子サインや電子印鑑とは異なるものであることを理解しておきましょう。
電子承認を導入するメリット
電子承認を導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
コストの削減
まず、申請書類を紙に印刷する必要がなくなることで、紙、インクなどといったものにかかるコストを削減することができます。また、これまで申請書を郵送していた場合は送料も削減できるでしょう。
また、承認された書類は一定期間保管するのが一般的ですが、そのための保管スペースが不要になります。不要になった書類を処分するための溶解やシュレッダーのコストもいらなくなり、さまざまな面で低コスト化できます。
セキュリティ性の向上
紙の書類の場合は、容易にコピーや持ち出しができ、情報漏洩につながります。
電子承認の場合、しっかりとしたシステムであれば簡単に外部から侵入されることはありません。万が一、内部から不審な操作やアクセスがあったとしても、履歴が残るため、どのアカウントで操作されたかを特定することが可能です。
このため、紙で申請書を運用するよりもセキュリティ性は上であるといえるでしょう。
承認までのスピードアップ
紙での申請・承認フローの場合、申請者は承認者に申請書を物理的に届ける必要があります。
出張などにより、すぐには承認がもらえないこともあるでしょう。
電子承認なら、社内システムにアクセスできる環境さえ整っていれば、どこからでも申請・承認が可能となります。申請から承認までの時間が短くなり、ビジネスのスピードアップが見込めます。
テレワークなどによる効率の向上
コロナ禍で注目されたテレワークの推進にも電子承認は役立ちます。
紙の書類の場合、申請と承認のためだけに出社をした方もいるのではないでしょうか？
電子承認であれば、社内システムにアクセスできれば、出社することなく申請から承認までおこなうことができます。業務効率化や、従業員の満足度向上が期待できるでしょう。
電子承認導入時の注意点
導入することでさまざまなメリットが得られる電子承認ですが、注意点もあります。
電子承認を適用できない場合がある
非常に便利な電子承認ですが、電子承認を適用できない書類が存在します。
例えば、投資信託契約の約款や定期借地契約などの書類です。
この場合には適切な印鑑を使用しなければならず、電子承認のメリットを享受できません。
導入にはコストが必要
電子承認の導入にはそのためのシステムが必要であり、コストがかかります。長期的に見ればコストメリットが得られるかもしれませんが、一時的に大きな出費が必要になるということは理解しておくべきでしょう。
また、システムの維持・運用のためのランニングコストも必要となるため、収支についてあらかじめ試算しておくことをおすすめします。
業務フローの変更に伴う従業員への負担
ハンコ文化から電子承認への移行によって、従業員が慣れない業務フローを覚えなくてはならず負担がかかるため、これまでのやり方に大きな不満がない人々からは反対されるかもしれません。
導入に向けて社内調整を進め、現場の人々の意見を取り入れるなどして慎重に進めることが大切です。
情報漏洩のリスク
紙に比べて安全とはいえ、サーバー攻撃を受ける可能性は0ではありません。導入するシステムがセキュリティ面でしっかりとした対策をしているのか、複数のシステムを比較して検討すると良いでしょう。
電子承認導入前に検討しておくべきこと
電子承認の導入時に、事前に検討しておくと良いことがあります。
電子承認化する書類や業務の選定
どのように電子承認化を進めたら良いでしょうか？
電子承認化は必要だから、全ての社内の申請を一度に電子承認化してしまおうと考える人もいるかもしれませんが、運用フロー策定から従業員へのインプットまでの一連の流れを考えるとタスクが多く、難しいかもしれません。
まずは先述のように電子化が認められていない書類があるため、電子承認化できるものとできないものを可視化しましょう。
次に、どの書類から電子承認化をするかを検討します。
選択肢は2つあります。
一つ目は、社内で一番利用頻度が高い書類をターゲットにすることです。導入すれば、電子承認化が大きく進んでいるように見えますが、不具合があった場合に、全体に影響が出てしまうリスクがあります。
もう一つの選択肢としては、社内であまり使われていない書類から導入することです。この進め方でしたら、多少の不具合があっても全社に影響が出ないため、うまくいったら徐々に使われる頻度の高い書類へと移行することができます。一方で、利用頻度の低い書類のため、業務効率化のスピードが遅くなります。
どちらもメリット・デメリットがあるため、自社の状態を見極めて、優先順位をつけて導入しましょう。
電子承認のルールの設定
事前にしっかりとした電子承認のルールを設定しておくことも重要です。
例えば、それぞれの申請に対してどの職位の人が申請・承認ができるかは明確にしておく必要があります。
例えば、休暇の申請などは誰もができますが、その承認は上司以外がしない、一定以上の費用を伴う機材導入などは、ある職位以上でないと申請・承認ができないといったルールを設定しておくということです。
設定すべきルールが可視化できていれば、電子承認の設定時に大いに役立ちます。
さらに、申請と承認は必ずしも社内の人間だけで完結するものではなく、ときには社外の人間が関わることもあります。その場合に社内の電子承認システムを誰がどう使うのかなど、事前に検討が必要です。
PrizmDocで電子承認ワークフローのセキュリティ性をアップ
電子承認の申請時に添付ファイルを用意することはありますよね。
たとえ電子承認システムのセキュリティ性に問題がなかったとしても、添付ファイルを閲覧するためにデータをダウンロードし、そのダウンロードしたパソコンがサイバー攻撃にあってしまい、機密事項が流出してしまう、といったリスクは十分に考えられます。
PrizmDocなら、元データをダウンロードすることなく各種形式のファイルを閲覧可能。SVG形式に変換して一時的に投影する仕組みのため、情報漏洩のリスクを下げることができます。
対応するファイル形式はOffice系だけでなく画像、CAD、医療系など50種類以上。電子承認ワークフローシステムに組み込んで使う方式のため、クライアント側にソフトのインストールは必要ありません。
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