- コラム
文書管理システムとは？導入して電子帳簿保存法に対応しよう
企業活動で大量に生まれる文書を管理するための文書管理システムは、便利なだけではありません。
電子帳簿保存法に対応するものを使えば、国税関係の書類を含めて多くの文書をデジタル化し、コスト削減につなげることができるでしょう。
この記事では文書管理システムの基本的な解説やメリット・デメリット、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを紹介します。
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、文書をデジタル化したものを、管理できるシステムを指します。
文書管理システムによって、従来の紙で印刷して保存する運用方法よりも、保管や書類を探す手間が削減できますし、何より検索性が上がります。
例えば、「過去の書類を取り出したいが、いつの書類だったかわからない。文書の中に入っていた用語しか思い出せない。」そのような時、紙で管理している場合は膨大な書類から1枚1枚探さなくてはなりません。一方で文書管理システムでは、探したい用語をシステム上で検索するだけで簡単に取り出すことができます。
1. 文書管理システムとファイルサーバーの違い
文書管理システムはファイルサーバーとどう違うのか？といった疑問をよく耳にします。
「コンピュータ上にデジタル化した文書を保管し共有する」機能という観点では同じものに見えますが、文書管理システムではファイルのバージョン管理やワークフロー機能、そして廃棄できるアカウントを絞るなど、ファイルサーバーより機能が充実しています。
更に、電子帳簿保存法に対応しているシステムもあります。例えば、国税関係帳簿書類を保存するために会計・販売・購買システムと連携しているといった機能です。
こちらは、本記事内「電子文書保存法改正に対応した文書管理システム」で詳しく解説します。
文書管理システムの6つのメリット
文書管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょう。具体的な効果を6つご紹介します。
1. 文書の管理が簡単に
まず、文書の管理が簡単になるという点が挙げられます。
事業が拡大していけば文書は多くなるものです。その中から残すべきものと廃棄すべきものを定期的により分けるのは手間な作業です。
また、過去の文書が必要になったときに見つけるのも、記憶とインデックスなど小さな手がかりしかなく、時間がかかります。
文書管理システムを導入すれば、社内の大量の文書を一元管理することが可能になります。残すべき文書と破棄すべき文書をフィルタリング機能で抽出することや、キーワードや日付などから目的の文書を見つけ出すことが簡単にできるでしょう。
2. 情報漏洩や紛失のリスクを低減
紙の文書は、盗難やコピーが簡単にできてしまい、誰の操作であったかの証拠を見つけるのが困難です。
これに対して、文書管理システムを使って文書をデジタル化しておけば、セキュリティシステムにより、文書を盗み出すことが難しくなります。また、たとえ社内の人間が不正に情報を持ち出そうとしても、アクセス履歴が残るため、特定が容易です。
3. 変更履歴の記録
ときには大切な文書を誤って編集したり消してしまったりすることもあるでしょう。
文書管理システムには、変更履歴を記録する機能が備わっており、変更前のバージョンに戻すことが可能です。
また、誰がいつ変更したかについても記録されるため、本人に変更の意図などを確認することも可能です。
4. ペーパーレス化によるコスト削減
文書管理システムを導入して社内文書をペーパーレス化すれば、さまざまなコストが削減できます。
まず、印刷するための紙のコストが不要となります。また、紙の文書を保管しておくためのスペースが不要になり、保管のためのコストも削減できるでしょう。
5. テレワークと好相性
文書をデジタル化してサーバーに保管することで、ネットワークに接続できればいつでもどこでも文書にアクセスできるようになります。
これにより、コロナ禍で話題となったテレワークや、政府が推進する働き方改革の導入がしやすくなるでしょう。
また、出先で急遽手元にない文書が必要になった場合にも利用できるなど、業務効率改善につながりそうです。
6. 電子帳簿保存法に対応可能
電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電子データとして保存するためのルールを定めた法律のことです。
この法律では、電子データは紙の書類よりも改ざんが容易であることから、作成や編集の日時を示すタイムスタンプの付与が求められています。また、2022年1月からの改正では、検索性についても要件が定められ、単にデジタル化したファイルをサーバー上に置いておくだけでは電子帳簿保存法に対応できません。
ほかにも電子帳簿保存法にはさまざまなルールが定められていますが、文書管理システムの中にはこの法律に対応可能なものがあり、比較的簡単に国税関係の書類を電子データ化することができるでしょう。
文書管理システム導入の3つのデメリットや注意点
非常に便利な文書管理システムですが、導入にはデメリットや注意点があります。
1. ペーパーレスへの移行にコストがかかる
文書のペーパーレス化は長期的にはコスト削減につながりますが、ペーパーレスへの移行にはコストが必要です。
まず、過去の大量の文書をデジタル化するには時間をかけてスキャンする必要があり、時間的なコストや人件費が必要となります。
また、文書管理システムの導入にはサーバー立ち上げやシステム利用のための費用が必要であるため、事前にしっかりと試算すると良いでしょう。
2. 社員への教育が必要
文書管理システムはパソコン上で使うものであり、従業員が利用をするためには教育が必要です。特に、パソコンが苦手な社員にとっては時間がかかり、難しいと感じるかもしれません。また、運用ルールに関する教育も必要となるため、移行にはある程度の時間が必要です。
3. 逆に見づらくなる恐れも
文書をデジタル化することで、逆に文書が見づらくなるということもあり得ます。
たとえば紙の文書の場合、多くの文書を机の上に並べて眺めることが可能ですが、デジタル化された文書の場合、並べられる量はパソコンのモニターの大きさに依存し、紙に比べると量が少なくなるでしょう。
また、文書をざっと眺めたいときも、紙であれば素早くめくりながら読めるのに対し、デジタル化された文書ではやりづらく感じることもあるでしょう。
すべての文書をデジタル化することにこだわるのではなく、デジタル化が必要なもの・不要なものを検討してから導入することをおすすめします。
文書管理システムの選び方
世の中にはさまざまな文書管理システムが存在しますが、どのように選べば良いでしょうか。選び方のポイントを解説します。
セキュリティ対策の充実性
文書管理システムはネットワーク上で使われるため、サイバー攻撃を受けるリスクがあります。このため、セキュリティ対策がしっかり充実しているものを選びましょう。
また、外部からのリスクだけでなく、間違って文書を消してしまったり、意図しない上書きをしてしまったときにも元に戻せるような機能や、アクセス履歴が残るようなものを選ぶのがおすすめです。
オンプレミス型かクラウド型か
文書管理システムには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型が存在します。
オンプレミス型は自社サーバーにインストールして使う形のものであり、柔軟なカスタマイズ性が魅力です。足りない機能を足したり、セキュリティ性を強化したりといったことが可能です。一方、自社サーバーの立ち上げにコストがかかるのがデメリットといえます。
クラウド型はインターネット上に存在するサーバーで文書管理システムを利用するものです。導入までの期間が短く、導入コストが抑えられることがメリットといえます。
デメリットとしては、カスタマイズ性が低く、かつ利用のための月額・年額料金が発生することです。また、インターネット上に存在することから、サイバー攻撃のリスクにも注意が必要です。
マルチデバイス対応か
最近はテレワークや働き方改革が推進されており、従業員が使うデバイスは多岐にわたります。
Windowsパソコンはもちろん、Mac、タブレット、スマートフォンなど、マルチデバイス対応になっている文書管理システムを選ぶのがおすすめです。
機能は十分か
それぞれの文書管理システムが持っている機能には差があります。
自社が必要とする機能をすべてカバーしているか、導入前に確認が必要です。
逆に、機能が多すぎてもコストが高かったり、使いこなせなかったりする恐れがあります。適度な機能を持ったものを選ぶのが良いでしょう。
また、オンプレミス型であれば、カスタマイズで機能を後から付け加えることもできます。
法令や制度への対応
電子文書保存法など、さまざまな法令や制度に対応した文書管理システムを使えば、より多くの社内業務に文書管理システムを利用することができるでしょう。認証をとっているシステムを選ぶと安心です。
法令や制度は時間とともに変わるものなので、そのような場合に素早く対応されるか、ということも選定のポイントといえます。
電子文書保存法改正に対応した文書管理システム
それでは具体的に、2022年1月の電子文書保存法改正に対応したおすすめの文書管理システムを3つご紹介します。
活文
活文は日立ソリューションズが提供する文書管理システムです。
日立ソリューションズは電子帳簿保存法が制定された1998年以来、課題解決のサポートをおこなっており、豊富なノウハウと技術を持っています。また、適正なシステム構築から導入コンサルティングまで支援してくれるため、知見が少ない会社の強い味方となってくれることでしょう。
オンプレミス型だけでなく、Microsoft Azureを使ったクラウド型のソリューションも提供しており、すぐに法対応を始めたいが環境構築の時間がないという方にもおすすめです。
楽々Document Plus
楽々Document Plusは住友電工情報システムが提供する文書管理・情報共有システムです。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により電子取引ソフトの法的要件認証を受けており、安心して導入できるでしょう。2022年1月の改正についても、認証を申請中のようで（2022年3月現在）、法令や制度の改正にも素早く改正が期待できそうです。
オンプレミス型の文書管理システムであり、ユーザー数やデータ量に合わせてフレキシブルな拡張が可能な点もうれしいですね。
SPA
SPAは高精度なOCRを持っているところが魅力の文書管理システムです。
1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理をおこなうことにより、目視や確認作業の手間を削減することができます。既存の文書をデジタル化するのに役立ちそうです。
また、既存のワークフローシステムとの連携がしやすい点もメリットといえます。
API連携により既存のワークフローのままで電子帳簿保存法に対応することができ、社員の移行への負担を減らすことができるでしょう。
PrizmDocを導入すれば文書管理システムがさらにセキュアに
たとえ文書管理システムを担うサーバーが堅牢であっても、文書をダウンロードしたクライアント端末が攻撃を受け、その文書に含まれる機密情報が漏洩する可能性があります。
オンプレミス型の文書管理システムにビューイングエンジンであるPrizmDocを導入すれば、元ファイルをダウンロードせずに文書の閲覧が可能になります。
高精細なSVG形式に変換し、一時的に投影するだけのため、クライアント端末に元ファイルが残らず、情報漏洩のリスクを下げることができます。
また、PrizmDocはWebブラウザさえあれば利用できるため、クライアントにソフトをインストールすることなく文書を閲覧可能です。対応するファイル形式はOffice系・PDF・CAD・医療系など50種類以上と多岐にわたり、多彩な業務で活躍することでしょう。
PrizmDocには無料体験版が用意されていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。