- PDコラム
Vol.2 ワークフローの意味とは？メリットやワークフローシステムの選び方も合わせて紹介
ワークフローとは、業務上発生する一連のやり取りの流れのことです。例えば物品を購入する際には、組織としてそれを各担当者や責任者が順に承認する必要がありますが、その手続きをあらかじめ決まった流れに乗せて処理をすることで業務を効率化することができます。しかしながら、流れを決めても、それをすべて人間が紙を使って運用したのでは手間が大きく、コストの増加につながることも。ワークフローシステムによって電子化することで、手間を減らし、効率的に運用することができるでしょう。
ワークフローとは？
ワークフローとは、組織内で発生する業務手続の流れのことを指します。
例えば物品を購入する際、何も決められていないと、担当者がそのたびに誰に承認をとればいいのか判断・確認し進める必要があり、多大な労力が発生します。
しかしながら、
- 担当者が物品購入の申請を行う
- その組織の責任者がチェック・承認を行う
- 経理の担当者がチェック・承認を行う
- 経理の責任者がチェック・承認を行う
というような流れをワークフローとしてあらかじめ決めておくことで、各担当者が迷うことなく業務を進めることができ、組織として効率的に業務を進められるようになるのです。
ワークフローを紙で運用するのでは問題があるか？
ワークフローは、昔は紙とハンコで運用されていました。各担当者が申請書を送ったり、直接持っていったりして、各担当者や責任者からハンコをもらい、業務を進めていたのです。しかしながら、このやり方にはいくつかの問題があります。
1つ目は、承認・決裁スピードが遅いという点です。申請を承認する担当者や責任者が出張などで不在の場合、ハンコがもらえず、その間ワークフローの進行が停滞します。また、勤務するオフィスが物理的に離れている場合には、申請書の郵送と返送だけで数日必要となるでしょう。
2つ目は、紙の書類には盗難や紛失のリスクがあるという点です。第三者によって盗まれることもあれば、間違って捨ててしまうということもあるでしょう。さらには、申請書の内容の改ざんの危険性もあります。
最後に、紙の申請書の運用にはコストがかかるという点が挙げられます。印刷するのに紙、インク、プリンターの費用が必要ですし、郵送には送料が必要です。また、承認が終わった申請書をそのまま捨てるわけにはいかず、保管のための場所もコストとしてかかってきます。さらには、承認・決裁スピードの遅さから、人件費にも大きく響いてくるでしょう。
ワークフローシステムとは？
そこで導入したいのが、ワークフローシステムです。これは、コンピュータ上で電子化したワークフローであり、電子的な申請フォームと、それを承認・回覧するシステムで構成されます。
担当者は、電子的な申請フォームに記入する形でワークフローを開始します。すると、それが自動的に必要な担当者・責任者のところで回覧され、承認されることで次の担当者・責任者へと回覧されます。
すべてコンピュータ上で処理されることから、紙で運用するワークフローのような承認・決裁スピードの遅さ、盗難や紛失のリスク、印刷のためのコストといった問題は発生しません。
ワークフローシステムの6つのメリット
ワークフローシステムを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは6つのメリットに着目し、解説します。
1. 業務効率化
ワークフローシステム最大のメリットは、業務の効率化でしょう。紙の申請書のように手書きで用意する必要がなく、修正も容易です。回覧ルートは自動で設定されるため、次に誰の承認を受ければいいかわからないという事態も回避できます。
また、記入内容や金額の自動チェック機能を搭載していれば、ワークフローを開始する前に記入ミスを発見することができ、手戻りによる時間ロスを予防することができます。
2. 決裁までにかかる時間の短縮
ワークフローシステムでは申請書が電子的に回覧されるため、申請書の手渡しや郵送が不要となり、決裁・承認までにかかる時間を短縮することができます。また、承認者はパソコンさえあれば承認ができるため、出張中などでオフィスの外にいたとしてもワークフローを進めることが可能です。
3. テレワークなど柔軟なワークスタイルの推進
紙で運用している場合は、その紙を物理的に次の担当者・責任者に渡す必要がありますが、ワークフローシステムであれば回覧は電子的にかつ自動的に行われます。このため、ワークフローシステムに外部からアクセスできるようにすれば、自宅などでテレワークを行っていてもワークフローの開始、進行が可能です。
オフィスに出向かなくてはならない機会が減り、よりテレワークを行う時間を増やすことができるでしょう。
4. 内部統制の強化
内部統制とは、すべての従業員が守るべきルールや仕組みのこと。ワークフローは各担当者・責任者ができるだけ早く承認し次の方へと回覧することが求められますが、時には遅延することもありえます。紙の申請書の場合は、そもそもどこで遅延しているのか調べるだけでも一苦労なのに対し、ワークフローシステムであれば一目瞭然です。
また、ワークフローは必ず決められたルートで回覧・承認を行う必要がありますが、紙で運用している場合は勝手に順番を変えたり、承認者を変えたりといったことができてしまいます。ワークフローシステムなら、システム上で決められたルートでしか回覧・承認が行えません。やむを得ないときでも、権限に基づいて変更の手続きを行う必要があります。
申請書の改ざんについても、履歴が残ることから、誰がそれを行ったのかがすぐにわかり、予防にもつながるでしょう。
5. ペーパーレス化の推進
申請のための紙が不要になりますので、ペーパーレス化の推進にもつながります。これにより、印刷のための経費や、申請書の管理・保管のためのコストが不要になるでしょう。
6. 過去データの分析・活用
申請されたデータはすべてシステム上に保管することができるため、かんたんに検索・抽出・集計が可能です。これにより、業務内容の分析を行うことができ、改善へとつなげることが可能となります。
どんな業務に適用できるのか？
このように多くのメリットがあるワークフローシステムは、どんな業務に適用できるのでしょうか。上で例として挙げた物品の購入以外にも、さまざまなところに活用することができます。
作業の依頼、実施
業務上発生する、さまざまな作業の依頼や作業の実施をワークフローで管理することができます。一つ一つの作業をワークフローで管理することで、誰が作業を遅延させているのか、どこまで進んでいるのかについて把握が容易になるでしょう。
結果のチェック
業務上行った作業の結果は、上司や責任者にチェックしてもらう必要があります。そのチェック依頼をワークフローで依頼することで、行われた作業がすべての必要な担当者・責任者によってチェックされたかどうかを管理することができるでしょう。
報告、承認
日常的に行われる報告や承認についても、ワークフローシステムを利用することで効率化できます。口頭やメールによる報告や承認の場合、聞いた聞いてない、読んだ読んでないの水掛け論が発生する可能性がありますが、ワークフロー上で承認が行われていればその心配はありません。責任の所在が明確化され、無駄な時間やコストを削減することが可能です。
ワークフローシステムの6つの選び方
さまざまなメーカーがワークフローシステムをリリースしていますが、自社に合ったものをどのように選べばいいのでしょうか。ここでは6つのポイントを紹介します。
1. フォーマットの柔軟性
1つ目はフォーマットの柔軟性です。お仕着せのものしか使えないのでは、自社の業務に必要とされる項目が申請書などに入れられないかもしれません。また、現在使用している申請書からフォーマットが大きく変わると、社員が戸惑い、慣れるまでに長い時間が必要となるでしょう。このため、ワークフローシステムが扱える申請書フォーマットが柔軟なものが望ましいといえます。
2. 多彩な承認ルートへの対応
ワークフローでは、申請の内容や重要度によって承認ルートが変わります。多彩な承認ルートに対応しているワークフローシステムでないと、自社が必要とするワークフローを組むことができず、使い物にならないかもしれません。
自社の現状のフローを確認し、それが適用可能かどうかメーカーに問い合わせたり、無料トライアルで確認したりしてからの導入が推奨されます。
3. 必要十分な機能の搭載
ワークフローシステムにはメーカーによってさまざまな機能が搭載されています。例えば、フォーマット記載内容に漏れがあればアラートを出す機能や、権限に応じて申請書を書き換えられる機能、さらにはスマホアプリが用意されていたり、英語に対応していたりする製品も存在するのです。
機能は多ければ多いほどいいと思われがちですが、導入のためのコストが高かったり、使いこなせなかったりといった問題も発生します。自社に必要な機能を絞り込み、必要かつ十分な機能を持ったものを選ぶといいでしょう。
4. 自社内システムとの連携性
ワークフローシステムは、自社内の既存システムと連携することでさらに便利に使うことができます。例えば、人事システムと連携して社員データをワークフローシステムに反映したり、会計システムと反映して承認された申請を会計処理に引き継いだりといったことが可能です。
すでに自社内で導入済みのシステムがあれば、それと連携可能かどうかを確認するといいでしょう。
5. コストの妥当性
導入すれば便利になるワークフローシステムですが、導入前にコストについてもしっかりと把握しておきましょう。大半のワークフローシステムはクラウド型で、月額費用が必要となります。
また、運用サポートや機能追加によりオプション費用が必要となる場合があるため、各製品に必要なトータル費用を比較することが重要です。
6. 処理状況確認のしやすさ
ワークフローシステムでは、紙と異なり、申請処理の進捗状況の把握が容易であることがメリットです。しかしながら、進捗状況の見え方や確認方法は製品ごとに異なります。確認しやすいかどうかは事前にチェックしておく必要があるでしょう。
PrizmDocでワークフローをより便利に、安全に！
ワークフロー上にはさまざまなフォーマットのデータが添付ファイル、あるいは申請書そのものとして使われますが、各申請者や承認者はそれぞれのフォーマットを扱える専用ソフトをあらかじめ入れておかなくてはなりません。また、閲覧のために元データをダウンロードしなくてはならないのは、そのデータの機密性が高い場合、セキュリティ上の問題となる可能性があります。
そこで導入したいのがラネクシーのPrizmDocです。利用しているワークフローシステム上にPrizmDocを組み込むことで、元データは直接編集せずに安全に閲覧したり、コメントを入れることが出来るようになります。データに対してPrizmDoc上で注釈（アノテーション）を加えることもできるため、元データを改変することなく差し戻しの際の指示ができます。
また、PrizmDocはOffice、CADを含む50種類以上のファイル形式に対応していて、Webブラウザ上で閲覧が可能になります。閲覧時はサーバー上に実装されたビューイングエンジンを用い、HTML5を使ってSVG形式で投影されます。このため、元データをダウンロードする必要がなく、セキュアにワークフローを進めることが可能です。PrizmDocを導入することでワークフローをより便利かつ安全に使えるといえるでしょう。
PrizmDocには無料体験版が用意されていますので、興味を持った方はぜひお試しください。