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Vol.1 ペーパーレス化は推進すべき?メリットとデメリットを整理

従来紙で扱っていた書類を電子化するペーパーレス化は、官公庁でも推進され、あらゆるところで取り組みが行われています。しかしながら、ペーパーレス化を進めるなら、メリットだけでなくデメリットがあることも十分理解しておかなくてはなりません。また、ペーパーレス化を下支えしてくれるツールやビューアの選定も重要といえるでしょう。

ペーパーレス化の意味とは?

ペーパーレス化とは、これまで紙で作成し保管していた書類や資料をデジタル化することを指します。最もペーパーレス化が役立つ分野の1つが働き方改革でしょう。紙の書類の場合、コピーや持ち出しが禁止されているものもあり、オフィス以外での業務が難しいという欠点がありました。ペーパーレス化してデジタル化すれば、セキュリティに守られた状態で自宅などで閲覧・編集することができ、働く場所を選ばなくなります。

総務省によると2012年にはペーパーレス化を進めている企業は29.1%でしかありませんでしたが、2018年には茨城県庁が電子決裁率ほぼ100%を達成するなど、ペーパーレス化は日本全体で進められています。この波に乗り遅れないよう、ペーパーレス化のメリット/デメリットについて十分理解したうえで推進していきたいものです。

ペーパーレス化のメリット6点

まずはペーパーレス化を行うメリットを6点ご紹介します。

1. 必要な書類を検索しやすい

ペーパーレス化のメリットの1番目として挙げたいのは、検索性の高さです。紙の資料を探す場合、タイトルや目次などから見当をつけて探すことになりますが、これには時間と労力がかかり、特に古い資料では苦労することでしょう。
これに対して、ペーパーレス化して資料をデジタル化しておけば、キーワード検索で目的の資料を容易に見つけることが可能です。工数の削減にもつながり、業務効率の改善が期待されます。

2. いつでもどこでも閲覧できる

紙の資料の場合、一般的にはオフィス内に保存されているでしょうから、自宅や出張先などオフィス外で仕事をしている際に必要な資料が手元にないということが起こりえます。また、機密文書など、持ち出しが制限される文書もあるでしょう。
ペーパーレス化を行っておけば、メールで送信したり、クラウド上からダウンロードしたりと、場所を問わずにアクセスが可能になります。ワークスタイルの多様化が推進できそうです。

3. セキュリティ性が高くなる

紙の資料の場合、盗難されたり盗み見られたりすることで情報漏洩の流出経路となりえます。対策するためには人や高度なセキュリティシステムを用いて守る必要があり、コストの上昇につながりかねません。
これに対してペーパーレス化により電子化しておけば、容易にアクセス制限をかけることが可能となります。アクセス制限は資料ごとにかけることができるため、利便性を維持したうえで安全性を確保することが可能でしょう。

4. 保存性が高い

ビジネスで用いる文書や資料のなかには、長期間の保存が必要なものが存在します。特に国税関係書類や契約関係書類は、法律によって長期保存が義務付けられ、容易には捨てられないものです。
しかしながら、紙で印刷した文書や資料の場合、経年劣化により文字がかすれたり、紙が破れたりといったリスクが存在します。これに対して、デジタル化したものであれば、そういった心配はありません。前述の検索性の高さと相まって、長期にわたっての保存や管理が容易といえるでしょう。

5. コスト削減につながる

紙の文書や資料の場合、紙代や印刷代のコストが発生します。また、プリンターやコピー機自体の導入にもお金がかかることでしょう。
これに対してペーパーレス化が行われていれば、こういったコストを抑制でき、出費の削減につながります。印刷されたものを保管するスペースも不要であり、保管に必要なコストの削減も可能です。

6. 環境にやさしい

紙の消費は環境破壊の原因の1つともいわれており、できるだけ消費量を減らすことが求められます。ペーパーレス化を推進すれば印刷物が減り、紙の使用量が抑えられることでしょう。
最近重視されるようになってきた企業の社会的責任の面でも、企業運営によって発生する環境負荷を減らすことは重要です。ペーパーレス化は企業にとっては、自社の姿勢をアピールすることができる機会ともいえるかもしれません。

ペーパーレス化のデメリット4点

世の中ではペーパーレス化が素晴らしいことのように扱われる傾向にありますが、ペーパーレス化にもデメリットはあります。ここでは4点ご紹介しましょう。

1. 使いこなすのに知識が必要

ペーパーレス化は文書や資料のデジタル化であり、使いこなすには一定のITスキルやITリテラシーが求められます。また、ITリテラシーの不足は、単にデジタル化された文書や書類を閲覧できないだけにとどまりません。たとえば誤ったアクセス権を設定してしまったり、怪しい無料Wi-Fiに接続された状態で機密文書を閲覧したりといったセキュリティ上のリスクが発生することが想定されます。
ペーパーレス化を行う際には、十分なITリテラシーの教育が必要といえるでしょう。

2. ネットワーク接続やシステムの影響を受ける

紙の文書や資料と異なり、ペーパーレス化されたものを閲覧したり編集したりするには、システムおよびそこに接続するためのネットワークが正常であることが前提です。
システムやネットワークの障害はいつでも起こりえるものであり、必要なときにデジタル化された文書や資料が取り出せないということは起こらないとはいえません。

3. 導入コストがかかる

最終的な運用コストは削減されるのですが、ペーパーレス化の導入にはコストがかかります。たとえば、デジタル化された文書や資料を保存するクラウドストレージの導入や、閲覧・編集のためのディスプレイやタブレット端末といった機器の費用が必要になることでしょう。
さらに、すでに紙で存在している文書をデジタル化するための時間や費用面でのコストも避けられません。

4. ペーパーレス化できない書類もある

ペーパーレス化を行うなら文書や資料を100%デジタル化したい、と考えるかもしれませんが、法律上で書面での交付が義務付けられている文書もあり、すべてを何も考えずにペーパーレスにするのは危険です。
専門家と相談しながら進めるのが良いでしょう。

ペーパーレス化のために導入したいツール

ペーパーレス化を行うなら合わせて導入したいツールがあります。これらを導入することでペーパーレス化の効果は飛躍的に向上することでしょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、ネットワーク上にデータを保存し、アクセスできるサービスのことです。ネットワークに接続できる環境であればどこからでもデータにアクセス可能となるため、働く場所の自由度が向上し、チーム内でのデータ共有が容易になるというメリットがあります。
また、誤送信のリスクがあるメールに比べてセキュリティ性が高く、社外の方とのデータ共有にも役立つことでしょう。データをパソコンやUSBメモリなどに入れて持ち歩くと紛失や故障のリスクがありますが、クラウドストレージならその心配もありません。

タブレット端末

デジタル化された文書や資料は、パソコンからでは読みづらく、ついつい印刷してしまってペーパーレス化の意味がなくなるということも考えられます。そこで導入したいのがタブレット端末です。
紙の文書に近いサイズの画面を持つものもあり、タッチ操作でページ送りができるため、パソコンに比べて閲覧性が高いといえます。持ち運びも容易なため、大量のカタログや資料、マニュアルなどを一度に持ち運ぶことができ、営業活動にも役立ちそうです。

PrizmDocを使ったペーパーレス化でセキュアで便利なファイル共有を!

ペーパーレス化を順調に進めるなら、デジタル化された文書や資料を閲覧するためのビューアも重要。

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SVG形式での閲覧のため、ユーザーの手元に元データが残らず、セキュリティ性が高いのもうれしいところ。ダウンロードや印刷の可否も設定することが可能です。

また、Webブラウザで表示するため、専用クライアントのインストールが不要でかんたんに使えるのもメリットといえます。お手持ちのWebアプリケーションにPrizmDocを組み込むことで、PCやスマホ、タブレットなどから閲覧することができ、対応環境が広いのもうれしいですね。
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