CAD/TIFFなどのドキュメント管理・図面管理システムにおいて
ユーザビリティとセキュリティを両立する「PrizmDoc」の実力

　国内外で複数の拠点を展開する製造業の現場においては、CAD/TIFFなどの図面データや各種ドキュメントをどう管理し、どう利用するのかは業務において重要なポイントの1つです。ドキュメント管理システムや図面管理システムといったものを独自に開発するケースも多いものの、ここでは「ユーザビリティとセキュリティをどう両立するか」が大きな課題となります。「図面や画像の表示に時間がかかる」「検索効率が悪い」などユーザビリティの課題は業務効率の低下に直結しかねません。また、設計図などの機密情報をいかに保護するかも避けられないテーマとなっています。

　このような現場では、システム内に各種ファイルを表示する組み込み型の“ビューア”を活用することが一般的です。「PrizmDoc」はファイルビューアエンジンとして、ファイル表示の高速化・サムネイル表示のほか、ダウンロード制御・透かし機能などセキュリティに必要な機能まで揃えていることが特長です。一般的にトレードオフとなりがちな、ユーザビリティとセキュリティを両立するPrizmDocの実力を紐解きます。

ドキュメント管理・図面管理において
製造業が抱える2大課題

＜ユーザビリティ＞表示速度・検索性が問題に

　各種図面や設計書、ドキュメントなどは、ドキュメント管理システムや図面管理システムなどから確認するほか、ワークフローでの申請時に添付するなど、様々なシーンで扱われています。これらのシステムではもちろん「ファイルの内容を表示する機能」が求められ、スクラッチ開発または、ビューア製品を組み込む形で対応することになりますが、ユーザビリティが問題になりがちです。

　特に表示速度は大きな問題で、「ファイルの内容が表示されるまでに時間がかかる」「図面を貼り付けた提案書を開くだけで、かなり待つことになる」「ページ数の多い仕様書は、スムーズにスクロールできない」など、社員から改善を求められているケースも多く見られます。もう1つ課題となるのが、検索の使い勝手です。「サムネイルで確認できず、毎回ファイルを開くしかない」「ファイルを検索したら、1つずつ開いて確認しなければならない」など、目的の情報にたどり着くまでに手間と時間がかかるようでは、業務への影響も大きく、解決は急務と言えるでしょう。

＜セキュリティ＞柔軟かつきめ細かな制御が必要

　業務で利用するドキュメント・ファイルを扱う以上、セキュリティが重要なことは言うまでもありません。特に設計書や図面などは機密情報にあたり、いかにデータを保護し、情報漏えいを防ぐかは以前から重要な要件でした。しかし、ここ数年、テレワークなどでPCを社外に持ち出す機会が増えたほか、ランサムウェアによるサプライチェーンを狙った攻撃なども発生し、取引先での扱いも含めてより厳格な管理が求められるようになりました。

　具体的には、「ファイルの端末へのダウンロード禁止」や「ファイル内の機密情報のみをマスキングする」といった、よりきめ細かな制御が挙げられます。さらに、これらでは防ぎきれないスクリーンショット取得などへの対処として、「持ち出し禁止だとわかるように、全体に透かしを入れる」透かし機能などが要件となるケースも見られます。ただし、「必要なときにダウンロードできない」「機密部分の確認が必要なのに、マスキングされてしまう」のでは問題があるため、様々なシーンを考慮しながら、柔軟にコントロールする必要があります。

クラウド型ファイル管理サービスで対応できるのか？

ドキュメント管理システムや図面管理システムを独自に構築するのではなく、近年、利用が拡大しているクラウド型ファイル管理サービスなどを活用することはできないのでしょうか？これらは、ファイルを手軽に共有できるほか、共同編集が可能、バージョン管理にも対応しているなどのメリットも多く、一般的なファイルの管理・共有に多く活用されています。

　しかし、そもそもCADなどの特殊なファイル形式に対応しておらず、サービス上でファイルの内容を確認できないものも。これでは都度ダウンロードしてファイルを開かなければならず、ユーザビリティが悪化するうえ、ダウンロード禁止などの対処が不可能に。また、セキュリティ要件に応じた細かな制御をおこなう場合、仕様上の限界と向き合う必要が出てきます。一見、利便性がよさそうに見えても、ドキュメント管理システムや図面管理システムの代替として利用するには、カスタマイズ性などに不足を感じるケースもあるでしょう。

技術要件・セキュリティ・コスト
3つの観点から紐解く「PrizmDoc」の実力」

これらの課題を解決し、ユーザビリティの改善とセキュリティ強化を同時に実現するのが「PrizmDoc」です。PrizmDocは、ファイル閲覧機能（ビューア）をWebアプリケーションに組み込むためのファイルビューアエンジンであり、APIを利用してシンプルに実装できることが特長。本章では、ツール選定で重視される3つの観点から、その特長を解説します。

＜①技術要件＞高速表示・検索機能で効率化

　PrizmDocは、Officeファイル、PDF、CAD、TIFFをはじめ50種類以上のファイル形式に対応。ファイル内容を暗号化したうえで、SVGファイルに変換し、HTML5でブラウザ上に表示します。SVGファイルはベクター形式のため、細かな部分まではっきりと確認でき、拡大しても高精度な表示を実現できます。
また、PrizmDocの特長として挙げられるのが、ファイル表示のスピード。PrizmDocは、あらかじめすべてのページをWeb表示可能な「中間オブジェクト」に変換して、キャッシュフォルダーに保存しています。これにより、ファイル表示時間を短縮し、ストレスのないファイル閲覧を可能にします。各ファイルのサムネイル表示にも対応し、例えば「検索結果をサムネイル表示し、ファイルを開かなくても目的のファイルを見つけやすくする」「ドキュメント内の各ページをサムネイル表示し、目的のページにダイレクトにジャンプできる」など様々なシーンで活用でき、ユーザビリティ向上・業務効率化につながる機能の実装をサポートします。
　さらに、単語やフレーズ、ワイルドカードによる検索など、検索機能も充実しており、ドキュメント内のテキストだけでなく、注釈ツールで追加したコメントも含めて検索することも可能です。検索結果はリスト表示/ハイライト表示を選択でき、どこが検索条件にマッチしたのかを一目で確認し、求めている情報までスムーズにたどり着けるようになります。

＜②セキュリティ＞必要な機能を揃え、柔軟な制御を実現

セキュリティに関しても、様々な要件に対応できる機能を揃えています。そもそもPrizmDocでは、オリジナルデータとは別に閲覧用のデータを用意し、表示の際は閲覧用データのみを用いるため、オリジナルデータが流出することはありません。
　また、ダウンロードやコピー、印刷などを禁止（無効化）できるほか、アノテーション機能を活用した機密情報・個人情報などの墨消しや、透かし機能も提供しており、必要に応じて、API呼び出し時に設定することで利用できます。これにより、

・オフィスで閲覧する際は、すべて表示可能
・取引先企業ではダウンロード不可
・機密情報が含まれるファイルは透かしを入れて表示
・テレワーク時には個人情報は墨消しをして表示

など、細かな制御を実現。状況に応じた表示や制御をおこなうことで、利用者の使い勝手を損なうことなく、データ持ち出しのリスクを低減し、情報漏えい対策を強化できます。

＜③コスト＞シンプルな料金体系で、コスト削減にも

　PrizmDocは実装されるサーバのコア数に応じたライセンス（年間契約、最小4コア）のみのシンプルな料金体系で提供されます。クライアント数やユーザー数に応じた課金がなく、利用状況によるコスト変動を考慮する必要がなく、コストを抑えての導入が可能です。初期費用はなく、年間契約の中で各種サポートも含まれております。自社システムへ組み込む際の技術的な疑問点などもライセンスの年間契約のサポートにて対応し、トータルでのコスト削減を期待できます。
　例えば、1万人規模での利用を想定したシステムにビューア製品を導入する場合、一般的な製品では初期費用に加えて、開発環境・検証環境・本番環境のライセンス、さらに災害対策用・教育環境用のライセンスなどを含め、5年間で5,000万円以上の試算となるケースも少なくありません。ドキュメントの変換表示やアノテーション機能の利用など、各環境のサーバにかかる負荷も含め、様々な検証が不可欠で、その分コストが高くなっていきます。その点、PrizmDocでは、サーバの負荷によってCPUのスペックを考慮する必要があるものの、一般的に利用される8コア前後のCPUを組み合わせることで、5年間総額の試算で2,500万円前後に抑えることも十分可能です。