高精細・多機能ビューイングエンジンであらゆる業種の情報漏えいリスクを
軽減

300種類以上のフォーマットをセキュアかつ高速に高精細表示

あらゆる業種・業態の企業において、ビジネスで利用する機密情報を含むドキュメントを、利便性を損なうことなく、情報漏えいなどのリスクから守る必要性がある。IT ソリューションの活用で、履歴書や経歴書などの個人情報の取り扱いにおける利便性とセキュリティを両立した求人情報サイト運営企業の事例に学ぶ。

履歴書や経歴書などの個人情報をいかにセキュアに共有するか

　ある求人情報サイトを運営する企業では、独自に開発された求人情報管理システムを使って、人材を採用したい企業を支援している。この求人情報管理システムでは、地域や職種、雇用形態、給与などの条件によって求職者を検索することはできるが、次のステップとして、検索した求職者情報をメールや電話で問い合わせる必要があった。

　求人情報サイト運営企業では、問い合わせのあった求職者情報を、紙に印刷して提供したり、PDF ファイルをメールに添付して送信したりしていた。しかし、紙ベースで求職者情報を提供すると、「なくした」とか、「破棄した」など、人材の選考後の書類の回収が困難だった。一方、メールで送信する場合、誤送信などのリスクもあった。

　求職者情報には、履歴書や経歴書のような個人情報も含まれるため、個人情報をいかにセキュアに取り扱うかは大きな課題だった。また、求人情報を提供するときに、情報の一部を墨消しでマスクしたり、会社別に特記事項を記入したりする必要がある場合に、個別に作業しなくてはならず、作業が煩雑になることも課題だった。

　こうした課題を解決するためには、PDF やOffice ドキュメント、画像、テキストなど、さまざまなフォーマットに対応し、簡単な操作でセキュアに閲覧が可能で、コメントの書き込みもできる多機能ビューアが必要となった。しかし、この仕組みを独自で開発するためには、時間と工数、コストがかかり過ぎることも解決すべき課題の1つだった。

　求人情報サイト運営企業では、こうした要件を検討した結果、多機能・高精細ビューイングエンジンである「PrizmDoc（プリズムドック）」の採用を決定。既存の求人情報管理システムに、PrizmDoc を組み込むことで、履歴書や経歴書などの個人情報を、Web ブラウザだけでセキュアに閲覧できる仕組みを実現した。

「PrizmDoc」のプレビューイメージ

サービス業や製造業、医療分野、金融機関などの幅広い業種で有効

　PrizmDoc は、専用のクライアントソフトやプラグインソフトをインストールする必要がなく、HTML5 対応のWebブラウザだけで、300種類以上のファイルをセキュアに表示できるビューイングエンジンである。企業で一般的に利用される文書から、製造業や建設業で利用されるCAD 図面、医療分野で使われる医用画像などの専門性の高いフォーマットまで表示できる。

　文書や画像のファイルは、Web サーバー上でSVG（Scalable Vector Graphics）形式に変換して送られるので、Web ブラウザで拡大／縮小しても高精細の画像を表示できる。1度、レンダリングをしてしまえば、キャッシュに保存されるので、2回目以降は高精細画像を高速に表示可能だ。

　また、API を利用して、任意のプログラミング言語による既存システムとの連携も容易。求人情報サイト運営企業では、求人情報管理システムにPrizmDoc を連携することで、操作性はそのままに求職者情報の共有を可能にした。このとき、コピーや保存、印刷などを無効にするデジタル著作権管理（DRM）機能により、セキュアな情報共有も実現している。

　さらに、PrizmDoc のアノテーション（注釈）機能と墨消し機能を活用することで、単に履歴書や経歴書などを閲覧するだけでなく、求職者情報に対するコメントを書き込むことも可能。書き込まれたコメントはすべて履歴として管理し、ほかの担当者が返信したり、特定のコメントのみ表示するように機能を実装した。

　一方、求人情報サイト運営企業は、墨消し機能を利用して、人材を募集している企業に対し、見せたくない情報を墨消しにすることも可能。たとえば、名前や性別などを墨消しにすることで、名前や性別などのバイアスがかかることなく、経験や能力、経歴だけで、正しく求職者を評価してもらうことができる。

　そのほか、単語やフレーズ、ワイルドカードに対応した検索機能も搭載。検索機能では、ドキュメント中のテキストはもちろん、アノテーション機能で追加したコメントも検索できるので、業務の効率化につながる。求人情報サイト運営企業では、PrizmDoc を採用したことで、利便性向上とセキュリティ強化の両立を実現できた。

「PrizmDoc」を組み込んだ採用管理システムの構成イメージ

　PrizmDoc は、求人情報サイト運営企業以外にも、サービス業や製造業、医療分野、金融機関など、幅広い業種で活用することができる。たとえばサービス業では、顧客データや提案データを閲覧する端末に残すことなくサービス提案が可能。また製造業では、図面データをPDF やTIFF に変換することなく、専用のソフトをインストールせずに多言語で図面をWeb ブラウザで共有することができる。

　さらに医療分野では、レントゲンやMRI、CT などの医用画像をはじめ、さまざまなデータをセキュアに共有できる。金融機関なら、各種ローンやクレジットカードの申し込みなどの申請業務で、セキュアな審査プロセスを実現でき、書類の紛失や盗難、内部の人間の持ち出し、メールの誤送信などのインシデントのリスクを軽減できる。