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リーガルテック・ソフトウェア企業 クライアントが直面する文書レビュー、処理、管理に関する4つの課題
法的文書のレビュー、処理、管理が弁護士にとって困難であることは間違いない。その課題は年々複雑さを増しているように思われる。しかし、独立系ソフトウェア・ベンダー（ISV）が得意とすることがあるとすれば、それはクライアントが仕事をしやすくする方法を見つけることです。
ISVが法律事務所により良いサービスを提供できるよう支援してきた経験から、私たちは法務チームが遭遇する4つの重要な課題を特定しました。これらの課題は、リーガルテックISVが法律業界に効果的なソリューションとサポートを提供するために努力する上で、すべてのリーガルテックISVのロードマップの焦点でなければなりません。以下に、各課題の説明と、ISVがクライアントをサポートするために実行可能な洞察を示します。
法律事務所が日々直面する4つの法的文書に関する課題
#その1：情報量は以前より大幅に増加
エクサバイトのデータ量をご存知だろうか？
1エクサバイトは10億ギガバイトに相当する。2026年までに、世界のデータ量は221,000エクサバイトを超えると推定されています。デジタルデータの驚異的な増加により、法律専門家の情報量は大幅に増加している。当然のことながら、膨大な量の文書、電子メール、デジタル記録を管理することは困難な作業となっている。このようなデータ量は、非効率、遅延、文書管理プロセスにおけるエラーのリスク増加につながります。
法的文書管理における情報量の多さのリスク
特に、法務チームは、訴訟準備中の非効率的でコストのかかる検索プロセスに苦慮している。データ量が増加し、重複データが発生する可能性があるため、法律事務所にとって訴訟準備は高コストになっています。さらに、法律事務所が多数の文書を処理しなければならない場合、処理時間の延長が常態化しています。
さらに、大量の機密性の高い法務データを管理・保護することの難しさから、コンプライアンス上の問題が生じることもあります。クライアントの機密情報を含む法律文書や、規制要件の対象となる法律文書は、GDPR、HIPAA、または業界固有の規制などのデータプライバシー法を遵守し、細心の注意を払って取り扱わなければなりません。データの安全な管理と規制の遵守を怠ると、法的な影響や罰金、法律事務所の評判の低下につながりかねません。
法律事務所がこの法的文書管理の課題に対処するためのアクション・アイテム
大量のデータにも対応できる拡張性の高いドキュメント・ストレージ・ソリューションを提供する。ストレージスペースとパフォーマンスを最適化するために、階層型ストレージ、データ圧縮、インテリジェント・データ・アーカイブの導入をご検討ください。
法的文書管理システム内の検索機能を強化します。高度な検索アルゴリズム、全文検索機能、メタデータベースのフィルタリングを実装する。堅牢な文書検索ツールの統合を専門とする企業との提携を検討する。
データ分類、コンテンツ抽出、感情分析を自動化する方法を開発することで、AIの力を活用する。大企業の90％が今後5年以内にAIへの投資額が増加すると予想しているように、AIベースの製品を開発することは賢明なビジネスの動きであることを心に留めておいてください。
#その2：多種多様なデータソースに対応できるリーガルテック・ソフトウェアが必要
コミュニケーション・プラットフォームの普及は、特にCovid-19の大流行によって加速したリモートワークの普及によって急増している。Slack、WhatsApp、MS Teamsのようなプラットフォームはかつてないほど利用され、その結果、毎日交換されるデータが急増している。このようなデータの氾濫は、証拠収集や訴訟構築を任務とする法律専門家にとって大きな課題となっている。実際、ComplexDiscoveryの最近の調査によると、データの種類の増加はISVの最大の懸念事項となっている。
この法的文書管理の課題に緊急性を与えているのは、非構造化データが年間55～65％の割合で増加しているという事実である。非構造化データとは、従来のデータ処理方法では容易に検索・分析できないテキスト、マルチメディア、電子メール、ウェブページを指す。非構造化データが驚異的な速度で増加していることを考えると、ISVはクライアントが非構造化データを徹底的にレビューできる方法を見つけ、実装することが不可欠である。
法律事務所が多様なデータソースを管理するためのアクションアイテム
PrizmDocをソリューションに統合することを検討してください。これにより、さまざまなファイル形式に対して共通の閲覧環境を提供することができます。この機能はアプリケーション内で実行されるため、ドキュメントは保護されます。
複数のソースからのデータを一元化し、標準化する統合データ管理プラットフォームを提供する。データのクレンジング、正規化、変換のためのツールを提供し、異なるフォーマットやソース間でのデータの一貫性と正確性を確保します。
文書管理ソリューションのデータセキュリティとコンプライアンス機能を強化し、さまざまなデータタイプに対する規制要件に対応する。暗号化、アクセス制御、データマスキング、監査機能を検討しましょう。
#その3：AIは法務チームの個人情報保護を支援できる
AIはリーガル・テックの多くの側面に革命をもたらした。実際、アメリカの200の法律事務所の半数以上が法務AIソリューションを購入し、45％がすでに法務業務に利用している。AIは特に、個人を特定できる情報（PII）の再編集を確実に行いながら、文書レビュー・プロセスを迅速化するリーガル・チームの支援に役立っている。
データプライバシー規制やサイバーセキュリティの脅威が高まる中、法的文書に含まれるPIIを保護することは最優先事項であり続けています。PIIやその他の機密データが漏洩する最も一般的な方法は何でしょうか？ヒューマンエラーです。ISVはAI機能を活用して、文書内の機密情報の特定、レビュー、再編集を合理化し、プロセス全体をより効率的で安全なものにする必要があります。
PII保護における法務チームを支援するためのアクション・アイテム
AIを活用した朱書きツールを開発し、文書管理ソリューションに統合しましょう。AccusoftのPrizmDocは、AI主導の検索と再編集機能を備えており、PIIやその他の機密情報の再編集の効率と精度を大幅に向上させることができます。
カスタマイズ可能な再編集ワークフローを提供することで、法律事務所は、コンプライアンスや規制要件に従って、機密情報を特定し、再編集するための特定の基準を定義することができます。
ソリューションがデータプライバシー規制のコンプライアンスを維持し、堅牢な監査証跡機能を提供することで、すべての再編集作業と文書アクセスを追跡できるようにします。
#その4：文書の完全性が裁判の成功を左右する
文書の完全性が損なわれると、深刻な法的結果を招きかねません。文書の完全性とは、文書の正確性、信頼性、法的妥当性を損なうような改ざんや改ざんが行われていないことを保証することです。これは、法的手続きの経過と正義の実現に直接影響します。ここでメタデータが非常に重要になります。
メタデータは、文書の出所、文脈、特徴に関する重要な情報を提供し、文書の信頼性と真正性を評価する上で不可欠です。私たちは、法務チームがさまざまなソースから多くの文書をレビューしていることを知っています。例えば、Wordで文書を見直し、注釈を付け、共有する際、不注意で内容を変更してしまうことがあります。編集は、たとえ些細なものであっても、アソシエイトのメタデータを変更します。そして、メタデータが変更されると、文書が危険にさらされ、法廷で認められないとして破棄される可能性がある。
文書の完全性を維持し、対応するメタデータを保護するために、法務チームは1つの安全なプラットフォーム内で文書を閲覧し、注釈を付ける必要がある。
文書のメタデータを保存するためのアクション・アイテム
文書の取り扱い中にメタデータの保全を優先するソフトウェア・ソリューションを開発または統合する。これには、注釈や編集など、文書に対して行われるあらゆるアクションが、基礎となるメタデータを損なわないようにすることも含まれる。
リーガルテック・プラットフォームにより、法務チームがメタデータを変更することなく文書の閲覧、注釈付け、共同作業を行えるようにします。これには、メタデータに影響を及ぼし、訴訟を危うくする可能性のあるコンテンツの変更を制限する、文書閲覧および注釈機能をリーガルテックのソリューション内で開発することが含まれます。
AccusoftのPrizmDocをご覧ください。PrizmDocは、メタデータの完全性を確保しながら、高度な文書閲覧、再編集、注釈機能を提供します。文書のワークフローを合理化し、文書のセキュリティを強化することで、法律事務所に文書の完全性とメタデータを保護するための包括的なソリューションを提供します。
法的文書管理の課題を解決するソリューション
法的文書管理の課題に対処するには、積極的なアプローチが必要です。そこで、AccusoftのPrizmDocツールが役立ちます。PrizmDocは、ISVが法律専門家のニーズに合わせた堅牢でスケーラブルな文書管理ソリューションを構築するためのさまざまな機能を提供します。
※本記事は、PrizmDocの開発元 Accusoft社（米国）提供のコンテンツを機械翻訳しています。
⇒本記事の原文はこちら（Acuusoft社のWebサイトにリンクします）